Vom Ablesewert zum Betriebskostenbescheid

Vom Ablesewert zum Betriebskostenbescheid

Tipps für das Erstellen der Betriebskostenabrechnung

Zum Jahresende stehen viele Verwaltungen erneut vor der Aufgabe die Betriebskostenabrechnungen durchzuführen und die Bescheide zu versenden. Hier gilt es, auf viele Faktoren zu achten, damit die Abrechnung korrekt ausgeführt und die Mieter möglichst keine Beanstandungen kenntlich machen müssen. Daher zeigen wir Ihnen, wie Sie vorgehen können, um effizient vom Ablesewert bis zum Betriebskostenbescheid zu gelangen.

Oftmals endet der Abrechnungszeitraum für Betriebskosten zum Jahresende bevor er dann zum neuen Jahr neu beginnt. Daher werden zeitnah nach Ablesen der Zählerstände und Eingabe der Rechnungen die Betriebskostenbescheide versandt. Doch bis man an dieser Stelle ist, sind einige Schritte durchzuführen. Kaum eine Verwaltung kann hier mehr auf eine unterstützende Software verzichten. Denn nur so lassen sich bestehende Daten nutzen und somit Abläufe vereinfachen sowie letztendlich Zeit und Kosten sparen.

Betriebskostenbescheid collage125cmyk
Zum Jahresende wird es in vielen Verwaltungen erneut Zeit für die Erstellung der Betriebskostenbescheide.

Daten des Gebäudemanagements nutzen

Bevor Kosten für Strom, Heizung, Müll und andere Betriebskosten berechnet werden können, benötigt man zunächst folgende grundlegende Daten:

  1. Objektstruktur und Flächen für alles, was nach Flächen abgerechnet wird sowie Zähler und Unterzähler der Wohnungen, wenn nach Verbrauch abgerechnet wird
  2. Mietverträge zu den einzelnen Wohn- und Gewerbeeinheiten inklusive der Kaltmieten und der Betriebskostenvorauszahlung sowie Fristen, Mieter und die zugehörigen Kalkulationsanteile

Zaehler
Um Strom nach Verbrauch abrechnen zu können, ist die Erfassung der Zähler und Zählerstände erforderlich.

Hier ist es ideal, wenn der Sachbearbeiter oder die Sachbearbeiterin auf ein bestehendes Gebäudemanagement inklusive Mietvertragsverwaltung zurückgreifen kann, denn darin sind in der Regel alle erforderlichen Daten enthalten. So erspart man sich die erneute Eingabe der Daten und die daraus resultierende doppelte Datenhaltung. Werden regelmäßig gepflegte Daten des Gebäudemanagements genutzt, können sich die Bearbeitenden sicher sein, dass unterjährige Änderungen in Mietverträgen stets berücksichtigt werden.

Vorhandene Verträge sollten mit der entsprechenden Nutzungseinheit des Gebäudes verknüpft sein, damit die richtigen Daten korrekt zugeordnet sind. Leerstände werden idealerweise automatisch ausgewiesen. Somit sind alle Voraussetzungen erfüllt, um die Betriebskosten sowohl in Wohnobjekten als auch in Gewerbeobjekten abzurechnen.

Eine Besonderheit stellen sogenannte Pfarrdienstwohnungen dar. Diese sind vor allen Dingen bei kirchlichen Verwaltungen üblich, aber auch bei Hausmeisterwohnungen müssen spezielle Vorgaben berücksichtigt werden. Genaueres finden Sie dazu in unserem Web-Seminar "Dienstwohnungsvergütung leicht gemacht".

Kostenverteilungsplan sorgt für die richtige Zuordnung

Für die erste Abrechnung muss ein Kostenverteilungsplan erstellt werden. Dazu sind sowohl die Kostenarten (Wasser, Heizung, Strom, Müllgebühren, etc.) als auch ein Kostenartenplan notwendig. Da der Kostenartenplan oftmals bereits im Finanzwesen existiert, bietet beispielsweise die Software ARCHIKART den Import dieses Plans an. So werden auch an dieser Stelle wieder zusätzliche Dateneingaben und demzufolge wertvolle Arbeitszeit gespart.

BKA3

Auf Basis dieser Daten müssen nun die Kostenarten den Objektarten zugewiesen werden. Die Kostenverteilung erfolgt pro Kostenart an jedes Gebäude. In der Regel sind folgende Verteilungen möglich:

  • nach Fläche,
  • nach Belegung (Nutzerverhältnis),
  • nach Zählerstand (mit Unterzählern und Resteinheiten),
  • zu gleichen Anteilen,
  • nach Bruttorauminhalt,
  • nach Verteilertabellen

Üblicherweise ist auch die Definition von Standardverteilerschemen möglich.

Heizungskosten werden dabei in der Regel nach Verbrauch abgerechnet, was bedeutet, dass der Zählerstand erfasst werden muss. Zähler und Zählerstände können in der Software ARCHIKART manuell eingegeben oder importiert werden. Bei der Abrechnung weist der Sachbearbeiter oder die Sachbearbeiterin den zum Jahresende abgelesenen Zählerstand schließlich im Stapel dem Abrechnungszeitraum, in der Regel dem vorangegangenen Jahr, zu.

Werden beispielsweise Müllgebühren nach Belegung abgerechnet, ist es besonders wichtig darauf zu achten, dass dies taggenau geschieht. Wird beispielweise in einem Haushalt ein Kind geboren oder verstirbt ein Haushaltsmitglied, dann sollten diese Änderung einmalig am entsprechenden Tag hinterlegt werden, so dass im Hintergrund automatisch eine angepasste Berechnung erfolgt.

Erfassung der Nebenkosten als Baustein für die Betriebskostenabrechnung

Um Kosten abzurechnen, müssen diese natürlich zunächst einmal erfasst werden. Erfahrungsgemäß ist es dabei sinnvoll, die Kosten dort zu hinterlegen, wo sie anfallen. Das heißt die umzulegenden Kosten am Hauptobjekt z.B. Versicherung, Schornsteinfeger oder Müllgebühren am Gebäude. Die objektbezogenen Kosten wiederum sollten direkt an der Wohnung zu finden sein. Das betrifft zum Beispiel die Heizungsgebühren. Tipp: Kennzeichnen Sie dauerhafte Kosten wie Grundsteuer oder Versicherungsbeiträge, damit sie automatisch im neuen Abrechnungszeitraum übernommen werden.

Kostnerfassung
Um einen vollständigen Überblick über die Gebäudekosten zu erhalten, sollten auch nicht umzulegende Kosten beispielsweise Reparaturkosten erfasst werden.


Da auch hier bereits zahlreiche Beträge in Form von Rechnungen im Finanzwesen bekannt sind, können an dieser Stelle ebenfalls Mehrfacherfassungen vermieden werden, indem die vorhandenen Rechnungsbeträge einfach importiert werden.

Neben den umlegbaren Kosten existieren eine Vielzahl von Gebäudekosten, die nicht auf den Mieter als Betriebskosten umgelegt werden können. Hier sollte sich die Verwaltung überlegen, ob es nicht trotzdem sinnvoll ist, diese vorzuhalten. Schließlich kann nur damit eine vollständige Kostenübersicht eines Gebäudes erstellt werden. Müssen Reparaturen vorgenommen werden oder erfolgen energetische Modernisierungen, dann sind das oftmals große Beträge, die bei der Beurteilung der Gesamtkosten eines Gebäudes unbedingt mit auftauchen sollten.

Betriebskostenabrechnung per Mausklick

Sind alle vorher genannten Schritte erledigt, kann schließlich die Berechnung der Betriebskosten sowie die Erstellung der Bescheide erfolgen. Da alle erforderlichen Daten vorhanden sind, ist die eigentliche Berechnung in nur wenigen Minuten erledigt. So gibt die Software im Idealfall per Mausklick für jeden Vertrag alle umgelegten Kosten aus, sowohl als Netto-, als auch Bruttobeträge. Die Betriebskostenabrechnung sollte außerdem die bereits getätigte Vorauszahlung als auch die Endsumme der Nachzahlung und gegebenenfalls einen neu berechneten Vorauszahlungsbetrag enthalten.

BKA4
Im Ergebnis erhält man eine vollständige Übersicht der Betriebskosten inklusive der zu zahlende Beträge, der getätitgten Vorauszahlung sowie ggf. eines neu berechneten Vorauszahlungsbetrags.

Schließlich ist auch die Übertragung auf die Papierbescheide nur einen Mausklick entfernt. Da im Rahmen des Mietvertrages auch die Mieter erfasst sind, kann dieser direkt als Bescheidempfänger übernommen werden. Sind alle Daten es Bescheides plausibel? Ein automatischer Check verhindert an dieser Stelle Fehler. Sollte doch mal eine Fehlerkorrektur notwendig sein, weil beispielsweise eine Person verstorben ist oder das Kassenzeichen fehlt, dann sollte dies unmittelbar bereinigt werden. Dank entsprechender Verknüpfung mit einem Textsystem wie Word landen alle Informationen auf einem Anschreiben im Layout der Verwaltung.

Abschließend erfolgt die Übergabe der Beträge an das Finanzwesen durch die Sollstellung. Falls der Mieter oder die Mieterin im Nachgang Rückfragen zur Betriebskostenabrechnung stellt, sind die Bescheide am entsprechenden Mietvertrag gespeichert und können so jederzeit wieder aufgerufen werden.

Auch wenn die Betriebskostenabrechnung mit einer Software wie ARCHIKART zunächst einige erforderliche Erfassungsschritte beinhaltet, so machen sich diese in den Folgejahren bemerkbar. Denn der Anwender oder die Anwenderin werden erstaunt sein, wie schnell die ganze Bescheiderstellung durch die nun schon geleisteten Vorarbeiten funktioniert.

In unserem Web-Seminar "Schnell und einfach: Bauen Sie eine effiziente und zeitsparende Betriebskostenabrechnung auf" erfahren Sie, welche Möglichkeiten die Software ARCHIKART für die Betriebskostenabrechnung bietet.

Header Web Seminar Betriebskostenabrechnung


Sie sind bereits Nutzer ARCHIKARTs und möchten Ihre Betriebskostenbescheide in Zukunft mit ARCHIKART erstellen? Dann empfehlen wir Ihnen die Online-Anleitung "Einfache und effektive Betriebskostenabrechnung in der Praxis". Hier führen wir Sie Schritt für Schritt zum Ziel.

Header Web Seminar Betriebskostenabrechnung Praxis


Autor/ Autorin

Magdalena Becker

Noch keine Kommentare vorhanden

Was denkst du?

Immer aktuell informiert: Newsletter

Wir halten Sie auf dem Laufenden! Spannende Informationen rund um Verwaltungsarbeit und ARCHIKART gibt’s in unserem Newsletter.
Abonnieren

Fachmagazin
ARCHIKART-Aktuell

Freuen Sie sich vierteljährlich auf Fachinformationen, Anwenderstatements sowie Tipps und Tricks in unserem kostenfreien Fachmagazin für Verwaltungen.
Kostenlos abonnieren

ARCHIKART im Netz

Zertifizierte Qualität