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Ob als Sachbearbeiter in der kommunalen oder kirchlichen Verwaltung, oder auch als Privatperson hält man über kurz und lang einen Betriebskostenbescheid in der Hand. Dieser sollte übersichtlich und transparent sein, aber auch vor allem zur keiner Beanstandung führen. Kaum eine Verwaltung kann hier auf eine unterstützende Software verzichten. Denn nur so lassen sich bestehende Daten nutzen und somit Abläufe vereinfachen, sowie letztendlich Zeit und Kosten sparen. Wir möchten Ihnen die Grundbausteine für Ihre nächste erfolgreiche Betriebskostenabrechnung aufzeigen.
Wichtig ist, dass die Voraussetzungen u.a. die Struktur des abrechnungsrelevanten Gebäudes oder die Mietverträge vorhanden sind, da sie den größten Teil der Dateneingabe ausmachen. Es bestätigt sich somit wieder, wer ein lückenloses Vertragsmanagement und eine effiziente Gebäudeverwaltung führt, profitiert davon u.a. in der Betriebskostenabrechnung.
Für die kirchlichen Verwaltungen ist bei der Betriebskostenabrechnung die Besonderheit der Pfarrdienstwohnung zu berücksichtigen. Dies kann beispielsweise mit Hilfe der Software ARCHIKART gemanagt werden. Bei Pfarrdienstwohnungen können der steuerlich geldwerte Vorteil und die steuerlichen Nebenkosten in der Betriebskostenabrechnung berücksichtigt werden.
Für die Abrechnung muss ein Kostenverteilungsplan erstellt werden. Dazu sind sowohl die Kostenarten (Wasser, Heizung, Strom, Müllgebühren, etc.) als auch ein Kostenartenplan notwendig. Bei der Software ARCHIKART ist dies bei der Erstabrechnung aus dem Finanzwesen importierbar. So werden auch an dieser Stelle wieder zusätzliche Dateneingaben und demzufolge wertvolle Arbeitszeit gespart. Auf Basis dieser Daten müssen nun die Kostenarten den Objektarten zugewiesen werden. Die Kostenverteilung erfolgt pro Kostenart an jedem Gebäude. In der Regel sind folgende Verteilungen möglich:
Beispielsweise kann ein Verteilungsschema definiert werden, wo festgehalten wird, welche Kostenarten (u. a. Grundsteuer, Wasser, Heizung) umgelegt werden können. Die Zuordnung erfolgt einmalig zwischen Kostenart und Abrechnungskategorie (u. a. nach Fläche, nach Zählerstand). Wasserkosten werden dabei in der Regel nach Verbrauch abgerechnet, was bedeutet, dass der Zählerstand erfasst werden muss. Zähler und Zählerstände können in der Software ARCHIKART manuell eingegeben oder importiert werden. Der Kostenverteilungsplan muss einmalig pro Gebäude hinterlegt werden, ehe es mit der Betriebskostenabrechnung losgehen kann.
Um Kosten abzurechnen, müssen diese natürlich zunächst einmal erfasst werden. Erfahrungsgemäß ist es dabei sinnvoll, die Kosten dort zu hinterlegen, wo sie anfallen. Das heißt, die umzulegenden Kosten am Hauptobjekt z.B. Versicherung oder Müllgebühren am Gebäude. Die objektbezogenen Kosten wiederum sollten direkt an der Wohnung zu finden sein. Das betrifft zum Beispiel die Heizungsgebühren. Im ARCHIKART haben Sie die Möglichkeit ein objektspezifisches Verteilungsschema anzulegen und dies automatisch in den neuen Abrechnungszeitraum zu übernehmen.
Natürlich sind auch zahlreiche Beträge in Form von Rechnungen im Finanzwesen bekannt.
Tipp: Vermeiden Sie Mehrfacherfassungen indem Sie vorhandene Rechnungsbeträge beispielweise mit Hilfe vom ARCHIKART Rechnungsimport einpflegen.
Es gibt aber auch Kosten, die nicht auf die Betriebskosten umgelegt werden können. Unsere Empfehlung ist es, diese trotzdem zu erfassen und als nicht umlegbare Kosten zu kennzeichnen. Schließlich kann nur damit eine vollständige Kostenübersicht eines Gebäudes erstellt werden.
Sind alle vorher genannten Schritte erledigt, kann schließlich die Berechnung der Betriebskosten, sowie die Erstellung der Bescheide erfolgen. Da alle erforderlichen Daten vorhanden sind, ist die eigentliche Berechnung in nur wenigen Minuten erledigt. So gibt die Software im Idealfall per Mausklick für jeden Vertrag alle umgelegten Kosten aus, sowohl als Netto-, als auch Bruttobeträge. Des weiteren bezieht sich die Betriebskostenabrechnung am Mietvertrag noch auf die klassischen Vorauszahlungen (Betriebskostenvorauszahlung, Heizkostenvorauszahlung, etc.). Nach erfolgter Abrechnung wird die Höhe der neuen Vorauszahlung im ARCHIKART vorgeschlagen.
Hat dies stattgefunden ist der Bescheid nur noch einen Mausklick entfernt. Da im Rahmen des Mietvertrages auch die Mieter hinterlegt sind, können diese direkt als Bescheidempfänger übernommen werden. Sind alle Daten des Bescheides plausibel? Ein automatischer Check verhindert an dieser Stelle Fehler. Sollte doch mal eine Fehlerkorrektur notwendig sein, weil beispielsweise eine Person verstorben ist, dann sollte dies unmittelbar bereinigt werden. Dank einer möglichen Verknüpfung mit einem Textsystem wie Word landen alle Informationen auf einem Anschreiben im Layout der Verwaltung.
Abschließend können die Abrechnungspositionen gebucht und in einem Finanzsystem eingelesen werden. Falls es im Nachgang noch zu Rückfragen oder Beschwerden kommt, können die Bescheide am entsprechenden Mietvertrag jederzeit wieder aufgerufen werden.
Auch wenn einige Erfassungsschritte im ARCHIKART erforderlich sind, wird es sich in den Folgejahren bemerkbar machen. Sie können die Betriebskosten flexibel abrechnen, revisionssicher bescheiden und am Ende erfolgt die problemlose Übergabe der Beträge an das Finanzwesen durch die Sollstellung. Bauen Sie Ihre erfolgreiche und zeitsparende Betriebskostenabrechnung auf.
In unserem Informationsvideo "Schnell und einfach: Bauen Sie eine effiziente und zeitsparende Betriebskostenabrechnung auf" erfahren Sie, welche Möglichkeiten die Software ARCHIKART für die Betriebskostenabrechnung bietet.
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