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Hohes Einsparpotenzial mit einem zentralen Gebäudemanagementsystem aufdecken

Hohes Einsparpotenzial mit einem zentralen Gebäudemanagementsystem aufdecken

Digitale Datenhaltung ist das A und O

Transparenz und Nachhaltigkeit sind zwei grundlegende Merkmale einer modernen Gebäudeverwaltung. Dabei spielt eine zentrale und digitale Datenhaltung eine große Rolle, denn ohne diese wäre ein wirtschaftliches Gebäudemanagement undenkbar. Welche Einsparpotenziale können dabei abgeschöpft werden? Wo sind Optimierungen möglich? Wie kann dies zukunftsfähig auf solide Füße gestellt werden?

Gebäude sowie ihre Konstruktionselemente und technische Ausstattung sind fundamentale Bestandteile des Anlagevermögens einer Verwaltung.

Der Betrieb und die Instandhaltung dieser Sachanlagen stellen einen maßgeblichen Kostenfaktor dar. Daher ist ein wirtschaftlicher Betrachtungswinkel von großem Interesse. Darüber hinaus wird der Transparenz der Kosten über den gesamten Lebenszyklus der Immobilien massive Bedeutung beigemessen.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, führen moderne Verwaltungen zunehmend Gebäudemanagement-Systeme ein. Diese ermöglichen auf Basis eines ganzheitlichen Ansatzes in der Betrachtung eine umfassende Möglichkeit zur Gebäudeverwaltung.

Um ein Gebäudemanagement aufzubauen, müssen Grundinformationen zu Gebäuden durch fachspezifische Daten ergänzt und fortgeführt werden.

Das Ergebnis der Datenerfassung bildet die Grundlage für:

  • Effiziente Gebäudebewirtschaftung
  • Raumreservierung
  • Energiemanagement
  • Aufgaben- und Auftragsmanagement
  • Objektkosten in Verbindung mit Budgetierung
  • Vertragsmanagement
  • Inventarisierung und Inventarverwaltung
  • Digitaler Dokumentenablage
  • Grafische Anbindung im GIS
  • und mehr

Die zentrale Verfügbarkeit der Daten ermöglicht die hausweite Nutzung - natürlich immer nur im Rahmen der verfügbaren Berechtigungen. So nutzen Sie zahlreiche Synergieeffekte, um beispielsweise Gebäudesteckbriefe zu erstellen, die detaillierte Daten zu Gebäudekonstruktion, Flächen und Ausstattungen beinhalten. Doppelerfassungen und unterschiedliche Datengrundlagen haben damit ausgedient. Sie nutzen die Daten für mehrere Vorgänge. Erfasste Zählerstände fließen in die Betriebskostenabrechnung ein und werden gleichzeitig auch für energetische Betrachtungen genutzt. Hier bietet eine Software wie ARCHIKART vielfältige Möglichkeiten für eine Verwaltung.

Das Informationsvideo "Erfolgreiches Verwalten von Gebäuden - Managen Sie Ihre Gebäude transparent und effektiv!" bietet hier einen umfassenden Überblick.

???Auf Basis zentral erfasster Daten können beispielsweise Gebäudebriefe erstellt werden.

Einsparpotentiale aufdecken

Das sich bei der Einführung und Pflege einer zentralen Gebäudeverwaltung auch zahlreiche Einsparpotenziale ergeben, ist ein weiterer großer Vorteil. Schließlich ist die Senkung von Kosten immer von hoher Bedeutung. Beispielhaft können sich folgende Einsparpotenziale ergeben:

1. Objektstrukturen und Flächen auf einen Blick

Schaffen Sie sich einen Überblick über sachlogisch zusammenhängende Objekte in Ihrem Gebäudemanagementsystem. Sämtliche Flächen- und Objektinformationen haben Sie schnell im Zugriff und auf einen Blick verfügbar. So hat ein langes Suchen nach Gebäudeinformationen ein Ende.

???Flächen über mehrere Unterobjekte einsehen und bearbeiten.

2. Energieverbrauchskontrolle und -vergleich

Kostentransparenz spielt im Rahmen des Gebäudemanagements eine große Rolle. Werten Sie im Rahmen des Gebäudemanagements erfasste Daten verbrauchs- und kostenmäßig aus. So spüren Sie regelrechte Kostentreiber auf: Verbrauchen bestimmte Gebäude im Vergleich zu anderen viel mehr? Sind bestimmte Tarife über die Jahre in die Höhe geschnellt? Mit einer Software wie ARCHIKART können Sie alle Verbräuche und die entsprechenden Kosten im Blick behalten.

3. Verträge überwachen

Ein zentrales Vertragsmanagement trägt zur Transparenz der Vertragsprozesse bei. Nutzen Sie diesen Vorteil, um Verträge zusammenzuführen und dadurch Kostenvorteile zu erzielen. Durch die Möglichkeit der Fristenüberwachung gehören außerdem mögliche Gebühren durch Überschreitungen der Vergangenheit an. ARCHIKART bietet auch auf diesem Gebiet eine Software, die Sie für die Liquiditätsplanung einsetzen können und die zusätzlich eine revisionssichere Ablage der Verträge ermöglicht. Behalten Sie die Verträge im Blick und bauen Sie ein zentrales Vertragsregister auf. Lernen Sie die ARCHIKART Lösung in einem Informationsvideo kennen.

4. Prozesse / Abläufe optimieren

Wird ein Gebäudemanagement eingeführt, sind zunächst grundsätzliche Fragen zu klären und Organisationsstrukturen und Aufgabenbereiche festzulegen. Schon allein dadurch erfolgt eine Optimierung der Abläufe. Nutzt die Verwaltung nun zusätzlich eine Software werden zahlreiche Verfahren einfacher und vor allen Dingen transparenter. Nutzen Sie die Möglichkeit Workflows für vorgangsbezogene Prozesse anzulegen. Sie behalten somit alles im Blick und können Verfahren übergreifend optimieren.

5. Transparente Information / Berichte für verschiedene Adressaten

Neben der Kostentransparenz bringt vor allen Dingen die Transparenz von Informationen Vorteile mit sich. Aggregierte Informationen, die im Rahmen der Gebäudeverwaltung abgeleitet werden können, stehen zur Auswertung übersichtlich zur Verfügung. Diese Informationen können Gold wert sein und ermöglichen z.B. Vergleiche von Raumbelegungen, Büroauslastungen, Verbrauchsdaten, Budgetauslastungen und vieles mehr.

6. Verbindung von Sachdaten mit Kosten- und Budgetinformationen

Setzen Sie sach- und buchhalterische Daten effektiv miteinander in Beziehung, indem Sie Kosteninformationen an allen Objekten hinterlegen. In ARCHIKART sind Kontenrahmen, Kostenstellen etc. buchhalterische Basisinformationen analog zu den Vorgaben im Finanzwesen. So ist ein reibungsloser Austausch von Informationen in beide Richtungen möglich. Die Einbeziehung von Budgets ermöglicht so eine übergreifende Kostenbetrachtung. Ist das verfügbare Budget schon ausgeschöpft? Welche freien Mittel stehen noch zur Verfügung?

???Ist das Budget schon aufgebraucht? Welche Mittel sind noch frei? Wurde das Budget bereits überzogen? Wo sind die Kostenfresser versteckt? Im Rahmen einer Budgetverwaltung sind diese Fragen schnell beantwortet, denn die Kosten an einem Objekt können einem Budget zugeordnet werden

7. Effiziente Aufbereitung von Daten für die Beauftragung von Dienstleistungen

Erstellen Sie Aufträge im Rahmen eines Auftragsmanagements. So sind alle Vorgänge übersichtlich für Gewährleistung und Transparenz dokumentiert und ablaufende Fristen behalten Sie stets im Blick. Mit ARCHIKART können Sie den Handlungsbedarf aus Kontrollen und Begehungen immer im Blick behalten und ein aktives Leistungs- und Auftragsmanagement aufbauen.

8. GIS Integration von FM-Objekten

Eines der wichtigsten Merkmale des modernen Gebäudemanagements ist die Einbindung geografischer Informationen. Das eröffnet ungeahnte Möglichkeiten bei der täglichen Arbeit. Durch die Kombination von Sach- und Grafikdaten sind neben der Darstellung sämtlicher Liegenschaftsdaten auch Auskünfte über eine geografische Karte möglich. Auch vielseitige thematische Auswertungen und schnelle Datenverfügbarkeit am Gebäude helfen, kompetente Auskünfte zu erteilen oder Verfahren zu beschleunigen.

Dies trägt enorm zur Veranschaulichung bei, erleichtert Entscheidungen und dient damit auch zur Vereinfachung von Abläufen bei.

???

Die umfassende Gebäudebetrachtung im Rahmen eines effizienten Facility Managements ermöglicht es Einsparpotentiale in verschiedenen Bereichen aufzudecken. Der Fokus kann dabei auf unterschiedliche Schwerpunkte gelegt werden. 

Mit dem Einsatz einer Software wie ARCHIKART haben Sie diese Möglichkeit.

Autor/ Autorin

Christoph Heinich-Müller

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