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Mit einem Gebäude in kommunaler oder kirchlicher Hand sind zahlreiche vertragliche Verbindlichkeiten verknüpft. Stellen Sie sich allein Ihr Rathaus oder Ihren Verwaltungssitz vor. Neben Reinigungs- und Hausmeisterverträgen bestehen auch Versicherungs-, Wartungs- und andere Verträge. Oftmals liegen diese dann noch in unterschiedlichen Verantwortlichkeiten. Ein zentraler Überblick ist hier notwendig, um nicht im Vertragschaos zu versinken.
Sollen die laufenden Kosten eines Gebäudes ermittelt oder gar ein kommunales oder kirchliches Gebäude veräußert werden, dann gilt es nicht zuletzt zahlreiche Verträge zu berücksichtigen. Beim Verkauf eines Gebäudes müssen diese rechtzeitig gekündigt werden. Für eine Kostenübersicht ist es erforderlich, alle Verträge einzeln einzusehen und die finanziellen Verbindlichkeiten zu ermitteln.
Im schlimmsten Fall liegen alle oder einzelne Verträge lediglich in Papierform vor, was bedeutet, dass diese zunächst gesucht werden müssen. Doch was und wo suchen, wenn nicht einmal eine Übersicht vorhanden ist, welche Verträge bestehen? Glücklicherweise hat die Digitalisierung in der Verwaltung enorm an Fahrt aufgenommen und Papierakten gehören inzwischen fast überall der Vergangenheit an, so dass solche Fälle seltener vorkommen. Sollte es dennoch an der Digitalisierung der Papierdokumente hapern, empfehlen wir folgende grundsätzliche Werkzeuge:
Natürlich gibt es für eine komplett digitale Verwaltung noch weitere wichtige Lösungen, aber in diesem Blogbeitrag geht es hauptsächlich um das Gebäudemanagement und für dieses Themengebiet sind oben genannte Anwendungen essenziell, um den Bereich auf komplett digitale Füße stellen zu können.
Stehen die Verträge zu einem Gebäude digital zur Verfügung, kann dennoch der Gesamtüberblick fehlen, wenn denn die Dokumente entsprechend den Zuständigkeiten dezentral in verschiedenen Abteilungen abgelegt wurden. So kann es sein, dass Versicherungsverträge im Bereich Finanzen, Mietverträge in der Liegenschaftsverwaltung und Dienstleistungsverträge im Gebäudemanagement zu finden sind.
Die Lösung dafür ist eigentlich recht naheliegend: eine zentrale Datenbank und die einheitliche Strukturierung der Gebäudeverträge nach Art und Zuständigkeit. Individuelle Nutzerrechte ermöglichen jedem Bereich den Zugriff auf die von ihm benötigten Verträge: Also beispielsweise die Abteilung Finanzen auf die Versicherungsverträge, die Abteilung Liegenschaften auf die Mietverträge, das Hauptamt auf die Rahmenverträge und der Bereich Umwelt auf die Dienstleistungsverträge. Im Fachbereich Gebäudemanagement wiederum sind im System an jedem Gebäude alle zugehörigen Verträge hinterlegt und können dort auch direkt aufgerufen werden. Der Überblick über die Verträge ist somit stets gegeben.
Wird ein Vertrag neu angelegt, passiert das in einer benutzerfreundlichen Software nach einheitlichen Vorgaben. So sollten neben Art und Typ, beispielsweise auch Aktenzeichen, Beginn, Ende, Laufzeit, Status, Kennzeichnung zur Umsatzsteuerpflicht, Kostenstelle, Suchbegriffe, Kündigungsvereinbarungen, Mindestlaufzeiten, Verlängerungen, Erhöhungssperren (bei Mietverträgen), Vertragspartner, Vertragsobjekte (TGA, Mietobjekt) und zugehörige Dokumente erfasst werden.
Möchte man in diesem Zuge auch die Vorgänge im Rahmen der Mietvertragsverwaltung digitalisieren, empfiehlt es sich auch Mietkalkulationen und Zahlungsbestandteile wie Brutto- und Nettobeträge, Zahlungszyklus, Fälligkeit usw. zu hinterlegen. Eine Software wie ARCHIKART unterstützt dabei, indem sie verschiedene Berechnungsgrundlagen beispielsweise die Nebenkostenvorauszahlung oder Zahlung für einen Stellplatz, aber auch Bindungen an Preisindizes und schließlich auch die Sollstellung an das Finanzwesen anbietet.
Und auch wenn nach einer Kostenübersicht über laufende Verträge eines Gebäudes gefragt wird, stehen dank der hinterlegten Zahlungsbestandteile alle Daten mit ein paar wenigen Klicks bereit.
Kommt es nun zu der Situation, dass ein Gebäude veräußert und die zugehörigen Verträge gekündigt werden müssen, stehen diese zentral zur Verfügung. Gegebenenfalls können die Kündigungsschreiben direkt aus dem System heraus verfasst werden. Voraussetzung hierfür ist eine Textsystemankopplung mit Textvorlagen. Diese sollten individuell gestaltbar sein, also Seriendruckfelder und Platzhalter enthalten, in die der Inhalt aus dem jeweiligen Vertrag automatisch eingefügt wird. So ist es auch möglich die Kündigungen der Verträge im Stapel zu bearbeiten. Die Software ARCHIKART unterstützt sie auch bei diesen Vorgängen zuverlässig und legt die versandten Schreiben anschließend revisionssicher im eigenen Dokumentenarchiv oder in einem angebundenen Dokumentenmanagementsystem (DMS) ab.
Ein Vertragschaos im Gebäudemanagement durch fehlende Übersichten, langes Suchen in Papierakten und ungenügend vorhandener Daten sollte dank einer zentralen und strukturierten Ablage der Verträge der Vergangenheit angehören. Weitere Informationen zum Thema finden Sie in unserem Web-Seminar "Wie Sie ein Vertragschaos im Gebäudemanagement verhindern".
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