Mobile Technik und Apps unterstützen Kontrollen und Begehungen [Checkliste]

Der Umgang mit Tablet und Smartphone ist im Alltag inzwischen selbstverständlich. Nahezu jedes Kind weiß heute damit umzugehen. Die mobilen Geräte sind handlich, einfach zu bedienen und bieten vielseitige Einsatzmöglichkeiten. Daher steigt die Nachfrage derzeit auch in den Verwaltungen. Schließlich lassen sich damit zahlreiche Prozesse durchführen und erleichtern.

Für Verwaltungen und ihre Mitarbeiter ergeben sich immer mehr Bereiche, in denen sich der Einsatz eines Mobilgerätes lohnt. Wo der Sachbearbeiter früher mit Papier und Stift unterwegs war, ist es mittlerweile möglich, die Daten auf einem Smartphone oder robusten Outdoor-Tablets aufzunehmen. Eine entsprechende Software für Mobilgeräte kann dann unter anderem bei folgenden Abläufen unterstützen:

Inventarverwaltung

Oftmals werden bei der jährlichen Inventur nach wie vor endlose, unhandliche Listen ausgedruckt und anschließend teilweise wieder manuell zurück übertragen. Dies ist nicht nur aufwendig, sondern erfahrungsgemäß auch fehleranfällig. Hier erleichtern mobile Lösungen den gesamten Prozess enorm und reduzieren gleichzeitig die Fehlerquote. Aus technischer Sicht können hier verschiedene Mobilgeräte verwendet werden. Allerdings gibt es für den Außeneinsatz geeignete sturz- und wasserfeste Varianten fast ausschließlich mit Android Betriebssystem. Daher gibt es auch eine mobile ARCHIKART Applikation für die Inventarisierung. Mittels Smartphone oder Tablet sowie drahtlosem Barcodescanner lassen sich die Daten bequem übermitteln. So ist eine effiziente Erfassung der entsprechenden Daten an Ort und Stelle möglich. Scannen statt Schreiben heißt hier die Devise!

Baumkataster und Baumkontrollen

Bäume und deren Inventar unterliegen der Allgemeinen Verkehrssicherungspflicht. Deshalb ist die Kontrolle und Überwachung des Gesamtzustandes und dabei insbesondere die Baumkontrolle für die Eigentümer eine wichtige Aufgabe. Auch hier bieten sich für die Erfassung der Baumkontrolldaten verschiedene mobile Geräte an. Neben außendiensttauglichem Notebook oder Handheld geht der Trend im Bereich der Baumkontrollen seit einigen Jahren zur Nutzung von Tablet-PCs oder Smartphones. Auch diese Systeme gibt es inzwischen als "industrietauglich". Solche Geräte sind spritzwassergeschützt, lassen sich auch bei extremen Temperaturen betreiben und dürfen zudem ohne Schaden zu nehmen auch mal zu Boden fallen. ARCHIKART bietet die entsprechende Software bzw. App an.

Und da eine Datenaufnahme und Orientierung ohne Darstellung der Bäume in einer geografischen Karte schwierig ist, lassen sich außerdem in der Lösung direkt Lagekoordinaten für das Baumkataster gewinnen oder auslesen. Die Digitalisierung der Standorte erfolgt entweder in der integrierten Kartenanwendung der App oder über den verbauten GPS Empfänger des jeweiligen Gerätes.

Grünflächenkataster und Spielplatzkontrollen

Verkehrssicherungspflichten gelten nicht nur für Bäume, sondern im Besonderen auch für öffentliche Grünanlagen und Spielplätze. Auf den Betreiber sehen sich dadurch mit Pflichten in Bezug auf Inspektion und Wartung der Spielplatzgeräte sowie der Pflege des dazugehörigen Rahmengrüns und Ausstattungsgegenständen konfrontiert. Der effizienteste Weg dabei ist die Aufnahme der Schadens- und Kontrolldaten über ein mobiles, outdoortaugliches Gerät in Verbindung mit einer entsprechenden App. Die direkte Eingabe der Daten ins System erleichtert die Arbeit enorm, da keine doppelte Erfassung vor Ort und im Büro notwendig ist. ARCHIKART bietet hier eine mobile Lösung inklusive Kartenanbindung an.

Friedhofsbegehung/ Grabkontrolle

Mindestens einmal im Jahr nach der Frostperiode ist eine Friedhofsbegehung mit Kontrolle der Grabstellen und Grabsteine vorgeschrieben. Der Schwerpunkt liegt dabei auch auf der Standfestigkeitskontrolle der Grabmale, die aus versicherungsrechtlichen Gründen dokumentiert werden muss. Aber auch der allgemeine Zustand der Grabstätten wird begutachtet. Die ARCHIKART Mobilsoftware Friedhof bietet hier eine flexible Möglichkeit, diese Kontrollen ohne lästige Zettel durchzuführen. Mithilfe eines Android-Mobilgerätes wie Smartphone oder Tablet kann diese direkt an Ort und Stelle vorgenommen werden. Eine Erfassung der Koordinaten oder Digitalisierung der Position auf der Karte ist ebenfalls möglich.

Gebäudekontrollen/ Gebäudebegehung

Insbesondere im Bereich des Facility Managements gibt es vielfältige Anforderungen für Inspektionen, Wartungen oder Begehungen vor Ort. So ist eine Übergabe einer Mietsache mit entsprechendem Protokoll ebenso alltäglich, wie die Prüfung von Feuerstätten, die jährliche Brandverhütungsschau oder die Baubegehung im Rahmen von Sanierungsmaßnahmen. Allen Anwendungsfällen ist bisher eines gemein – sie brauchen Papier und müssen hinreichend dokumentiert bzw. nachgewiesen werden. Hier bringt mobile Softwareunterstützung enorme Zeitersparnisse mit sich. Bei der Software ARCHIKART kann in Verbindung mit einem Mobilgerät eine schnelle detaillierte Erfassung von Kontroll- oder Dokumentationsdaten erfolgen. Ein weiterer Vorteil: Ist im Mobilgerät eine Kamera integriert, können aus der Lösung Fotos aufgenommen und automatisch am Objekt hinterlegt werden.

Ist auch Ihre Verwaltung daran interessiert, sich ein Gerät sowie eine entsprechende App für einen oder mehrere Bereiche zuzulegen, ist im Vorfeld eine interne Prüfung zu den geplanten Anwendungsfällen und der Erfüllung einiger technischer Voraussetzungen notwendig. Dazu haben wir eine Checkliste entworfen. Diese soll als Hilfestellung für die fachliche Umsetzung dienen. Sollten Sie daraufhin noch offene Fragen haben, scheuen Sie sich nicht uns zu kontaktieren!