Wie Sie in wenigen Schritten Friedhofskontrollen durchführen

Wie Sie in wenigen Schritten Friedhofskontrollen durchführen

Friedhofsverwaltung per digitaler App

Mindestens einmal im Jahr ist eine Friedhofsbegehung mit Kontrolle der Wege, Bäume, Grabstellen und Grabsteine vorgeschrieben. Schließlich soll Unfällen auf Friedhöfen beispielweise durch lose Grabsteine vorgebeugt werden. Aber auch für das gepflegte Erscheinungsbild eines Friedhofes sind regelmäßige Kontrollen wichtig. Um dabei als Betreiber der Verkehrssicherungspflicht nachzukommen, muss auf eine rechtssichere Dokumentation der Kontrollergebnisse geachtet werden. Dafür bieten mobile Apps die besten Voraussetzungen.

Tablet Friedhof

Der Schwerpunkt bei der Vor-Ort-Kontrolle eines Friedhofes liegt dabei unter anderem auf der Standfestigkeitskontrolle der Grabmale, die aus versicherungsrechtlichen Gründen dokumentiert werden muss. Aber auch der allgemeine Zustand der Grabstätten wird begutachtet, denn der Friedhof und damit auch die einzelnen Grabstellen sollen ein gepflegtes und damit würdiges Gesamtbild ergeben. Während einige Verwaltungen bereits auf digitale Friedhofskontrollen umgestiegen sind, arbeiten andere nach wie vor mit Stift und Zettel. Dabei bietet ein digitales Friedhofsmanagement die optimalen Voraussetzungen, um auch die Kontrollen nicht mehr analog vorzunehmen.

In wenigen Schritten ist es möglich, den Zustand des Grabes zu erfassen und direkt vor Ort auf einem Mobilgerät in die Software einzugeben. Lesen dazu auch unser kostenloses Whitepaper!

Der Nutzen der erfassten Daten ist dabei vielfältig. Denn auch über die Kontrollen und dem Zwecke der Dokumentation hinaus, sind damit wertvolle Grundlagen für weiterführende Aufgaben vorhanden.

Schritt 1: Exportieren eines Kontroll-Auftrages auf das Mobilgerät

In den meisten Fällen arbeitet eine Kontroll-App mit einer Desktop-Anwendung zusammen, die das komplette Friedhofsmanagement beinhaltet. So stehen umfangreiche, bereits erfasste Grundlagendaten wie Gräber, Grabstellen und Nutzer als Basis für die Kontrollen zur Verfügung. Bei der Software ARCHIKART zum Beispiel werden die allgemeinen Kontrollen am Friedhof in der Desktop-Anwendung im Büro angelegt. Dort sind anschließend nicht nur ein effektiver Überblick, sondern auch verschiedene Auswertungen möglich.

Die konkrete Grabkontrolle mit den einzelnen Daten wird dagegen direkt vor Ort am Grab erfasst. Dafür exportiert der Kontrolleur oder die Kontrolleurin die gewünschten Grabstättendaten auf sein Android-Mobilgerät, also sein Tablet oder Smartphone.

Schritt 2: Grabkontrolle direkt vor Ort

Smartphonw Friedhof

Bei der Durchführung einer Begehung können in der App bereits erfasste Daten zum Objekt eingesehen und neue Kontrollen angelegt werden. Die Software ARCHIKART bietet beispielweise einen objektartenspezifischen Merkmalskatalog an, der die zu kontrollierenden Merkmale führt und diese in Form von Auswahllisten, freien Textfeldern, ja/nein-Angaben oder Wertesystemen abfragt. Das Festlegen von Standardwerten macht die Erfassung der Kontrollinhalte noch schneller, da nur abweichende Informationen erfasst werden müssen. Außerdem ist es möglich, Bedingungen innerhalb der Merkmale festzulegen. Etwaige Kontrollinhalte werden somit nur abgefragt, wenn ein bestimmtes Merkmal vorhanden ist.

Optimale Voraussetzung bietet die Kontroll-App, wenn sie dem Kontrolleur oder der Kontrolleurin soweit unter die Arme greift, dass die Kontrollen an jedem Grab automatisch angelegt und die erforderlichen Eingaben auf ein Minimum reduziert werden.

Die mobile Navigation wird entscheidend erleichtert, sofern die Gräber über GPS-Koordinaten verfügen. Der Kontrolleur kann so von einem Kartenfenster in der Mobilanwendung profitieren.

Schritt 3: Dokumentation

Ist das Mobilgerät mit einer Kamera ausgestattet, dokumentieren die Fotos auch gleich den aktuellen Zustand der Grabstelle und des Grabmals. Diese Bilder können abgelegt und bei Bedarf wieder aufgerufen werden. Sie zeigen den Zustand während der Kontrolle und dienen im Zweifelsfall als zusätzlicher Nachweis.

Schritt 4: Digitalisierung

Ein durchaus praktischer Vorteil der digitalen Friedhofsverwaltung: Mittels einer integrierten Geodatenbank und der GPS-Funktion des Mobilgerätes ist sogar die Digitalisierung der einzelnen Grabstellen in einer geografischen Karte möglich.

Friedhofsplan


Steht der Kontrolleur oder die Kontrolleurin nun an einem Grab und erfasst die GPS-Koordinate, wird diese beim Rückimport der Kontrollen mit an das Grab geschrieben und sie können in der Geodatenbank angelegt werden. Hier dienen sie nun der weiteren Arbeit. Denn für viele Aufgaben im Friedhofsmanagement ist die Lage und Fläche von Gräbern und Grabstellen sehr wichtig, sei es für die Gebührenberechnung oder Auswertung. Digitale Friedhofspläne erleichtern die Arbeit enorm.

Schritt 5: Importieren der Daten in die Desktop-Anwendung

Ist die Kontrolle eines Friedhofes beendet, werden die vorliegenden Datensätze über eine Import-Schnittstelle wieder in die Desktop-Anwendung überführt. An jedem Grab ist nun ersichtlich, zu welchem Datum und zu welcher Uhrzeit die letzte Kontrolle mit welchem Ergebnis durchgeführt wurde. Dies dient als revisionssicherer Nachweis für die Verkehrssicherheitspflicht.

Der Nutzer oder die Nutzerin kann nun mit wenigen Klicks ermitteln, welche Gräber beispielsweise bezüglich der Standsicherheit der Grabmale gefährdet sind. In der Software ARCHIKART ist es möglich, nun auch direkt die dazugehörigen Grabnutzer per Serienbriefassistent anzuschreiben. Der anfallende Handlungsbedarf aller Gräber kann hier nun ebenfalls ermittelt und beauftragt werden.

Dank der mobilen Friedhofskontrolle profitiert der Nutzer oder die Nutzerin nicht nur von anwenderfreundlichen Vorgängen, sondern auch von einer enormen Zeitersparnis, die vor allen Dingen auch in der Nachbearbeitung der Kontrollen liegt.

Zum Thema "Modernes Friedhofsmanagement" findet demnächst eine kleine We-Seminarreihe statt. Hier erfahren Sie, welche Möglichkeiten ein digitales Friedhofsmanagement bietet und wie Sie dies auch in Ihrer Verwaltung umsetzen. Melden Sie sich gleich an!

Web Seminar Button Friedhof

Autor/ Autorin

Magdalena Becker

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