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Digitale Unterschrift oder revisionssichere Ablage von Verträgen: heutzutage gehören Papierberge der Vergangenheit an. Die Digitalisierung ist in den Verwaltungen nicht mehr aufzuhalten. Gerade wenn es um Verträge geht, hilft allen Beteiligten eine zentrale Ablage. Mit der Einführung eines Vertragsregisters wird es ermöglicht, einen Überblick über die Vielzahl von Verträgen, die in der Verwaltung existieren, zu erlangen und zu behalten. Doch dies muss sorgfältig geplant werden, denn: Wenn Vertragsmanagement dann richtig!
In einer Verwaltung existieren eine Vielzahl von Verträgen. Mietverträge, Wartungsverträge, Pachtverträge, Erbbaurechtsverträge oder Versicherungsverträge sind dabei nur ein kleiner Teil derer, die in den Akten der Verwaltungen schlummern. Sind dafür dann noch unterschiedliche Sachbearbeiter aus verschiedenen Abteilungen zuständig, ist das Chaos perfekt.
Gerade für die Liquiditätsplanung oder auch den Jahresabschluss ist eine Übersicht über die Verträge notwendig. Daher stellt ein zentrales Vertragsregister eine enorme Arbeitserleichterung dar. Eine Software wie ARCHIKART kann dabei unterstützen.
Wir haben 5 Tipps für ein effizientes Management Ihrer Verträge:
1. Einführung sorgfältig planen
Schon Henry Ford sagte: "Zuallererst ist Vorbereitung das Geheimnis des Erfolgs."
Bereiten Sie die Einführung eines zentralen Vertragsregisters längerfristig vor.
Da in nahezu jeder Abteilung mit Verträgen gearbeitet wird ist es ratsam, aus jedem Bereich mindestens einen Vertreter einzubeziehen. So können Sie die verschiedenen Anforderungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigen. Denn bei der Einführung der Digitalisierung gerade im Bereich der Verträge sollten auch die Bearbeitungsprozesse analysiert und bei Bedarf angepasst werden. Alle grundlegenden Entscheidungen bezüglich der Vorgehensweise sind dabei in einer Dienstanweisung festzuhalten.
Greifen Sie bei der Einführung eines zentralen Vertragsregisters auf die Kompetenz und Erfahrung unserer ARCHIKART Fachberater zurück. Wir planen gemeinsam mit Ihnen die Einführung, unterstützen beim Aufbau des Vertragsregisters und begleiten Sie beim Ausrollen in allen Abteilungen.
2. Strukturen schaffen Transparenz
Für die abteilungsübergreifende Organisation und Vorgangsbearbeitung aller Verträge ist ein zentrales Vertragsregister von Vorteil, da es zur Transparenz der Vertragsprozesse beiträgt. So bleiben Vertragsabhängigkeiten oder Vertragsfristen im Blick.
ARCHIKART unterstützt Sie bei der Schaffung von Strukturen, durch die Klassifizierung aller Verträge durch individuelle Vertragsarten und -typen. Ein eindeutiges Aktenzeichen - automatisch gebildet nach Ihren Vorgaben - erleichtert die Einordnung der Verträge in diese Struktur.
Empfehlenswert ist, die Strukturen so zu gestalten, dass sie auch langfristig Bestand haben und Änderungen in der Organisationsstruktur keine Auswirkungen auf die Struktur des Vertragsregisters haben. Trotzdem sollten Bedürfnisse und Anforderungen der einzelnen Mitarbeiter berücksichtigt werden.
ARCHIKART bietet verschiedene Werkzeuge, bedarfsgerechte Ansichten individuell zu gestalten und dabei den verschiedenen Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter gerecht zu werden.
Mit einem detaillierten Rechtekonzept steuern Sie die Zugriffsrechte auf die verschiedenen Vertragsarten und sichern somit die Daten vor ungeschützter Nutzung.
3. Digitalisieren Sie die Vertragsinformationen und legen Sie Ihre Verträge revisionssicher ab!
Mit einer einheitlichen Erfassung aller Verträge und der Vorgabe von zu erfassenden Informationen stellen Sie die Qualität Ihres Vertragsregisters sicher.
Mit ARCHIKART sind Sie in der Lage, neben bereits vorgegebenen Pflichtfeldern, eigene Pflichtfelder zu definieren und somit eine entsprechende Qualität bei der Datenerfassung zu gewährleisten.
Neben der Erfassung von verschiedenen Vertragsdetails gehört auch das unterzeichnete Vertragsdokument in die digitale Vertragsakte. Eine ideale Ergänzung ist hier die mögliche Ablage aller Vertragsdokumente in Ihrem hauseigenen Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches via Schnittstelle mit ARCHIKART kommuniziert. Alle in ARCHIKART enthaltenen Dokumente werden automatisch verschlagwortet und revisionssicher im DMS abgelegt.
So sind alle Informationen transparent und geregelt aufbewahrt.
Lange und zeitraubende Suchen nach Vertragsdokumenten oder Vertragsdetails gehören der Vergangenheit an. Allen Mitarbeitern wird - entsprechend Ihren Zugriffsrechten - die Suche nach Vertragsinformationen enorm erleichtert und es schafft Transparenz im Vertragsdschungel.
4. intelligente Funktionen für ein effizientes Vertragsmanagement
Möchten Sie schnell aussagefähig sein, wenn ein Bürger oder ein Kollege eine Frage bezüglich eines Vertrags hat? Dann kann ARCHIKART Sie dabei softwareseitig unterstützen. Auswertungsfunktionalitäten helfen, Informationen schnell verfügbar zu haben, ohne die Papierakten durchblättern zu müssen.
Doch ARCHIKART ist mehr als ein zentrales Vertragsregister.
Nutzen Sie verschiedene Stapelbearbeitungen, Serienbrieffunktionen, das Termincontrolling oder die Schnittstelle zum Finanzwesen für ein effektives Management aller Verträge.
Mit dem ARCHIKART Workflow digitalisieren Sie auch die Prozesse, die im Bereich der Verträge eine Rolle spielen. So haben Sie immer den Überblick zum aktuellen Verfahrensstand des jeweiligen Prozesses, z.B. beim Abschluss von neuen Verträgen.
Und nicht zuletzt ist es auch möglich, automatische Auswertungen zu generieren und in regelmäßigen Abständen an bestimmte Personen per E-Mail zu versenden. Dies könnte beispielsweise eine Aufstellung aller aktuellen Verträge oder eine Aufstellung aller innerhalb der nächsten 90 Tage auslaufenden bzw. kündbaren Verträge sein.
5. Nutzen Sie das Vertragswesen als Basis für die Haushalts- und Finanzplanung und als Grundlage für den Jahresabschluss
Die Zahlungsbestandteile sind essentielle Informationen eines Vertrages, bilden diese doch die Grundlage für die Haushalts- und Finanzplanung. Umso wichtiger ist es, alle Zahlungsbestandteile während der gesamten Vertragslaufzeit zeitraumbezogen am Vertrag zu erfassen. Nur so liefern zeitraumbezogene Auswertungen zu Zahlungen auch korrekte Informationen.
Auch die Ausweisung der Mehrwertsteuer an den Zahlungsbestandteilen ist möglich. So kann zum Beispiel die Umsatzbesteuerung nach §2b für die betroffenen Verträge in ARCHIKART abgebildet werden.
Doch auch die Risikobewertung von Verträgen ist ein wichtiger Punkt im Vertragsmanagement, denn mit jeder Vertragsunterzeichnung können auch Risiken verbunden sein. Beispielsweise kann der abgeschlossene, aber schon erfüllte Vertrag unwirksam sein oder der Vertragspartner zahlungsunfähig werden.
Deshalb ist eine regelmäßige Bewertung von der Eintrittswahrscheinlichkeit und erwarteten Schadensauswirkung und die Dokumentation der Bewertungsergebnisse wichtig. Nur so ist es möglich, bei haushalts- oder bilanzrelevanten Auswirkungen frühzeitig handeln zu können.
Die Einführung eines zentralen Vertragsmanagements ist eine komplexe Herausforderung, die es zu meistern gilt.
Unsere kompetenten ARCHIKART Fachberater unterstützen Sie bei diesem Prozess und stehen Ihnen mit wertvollen Tipps und Tricks zur Seite. Neben der fachlichen Beratung bieten wir auch die entsprechenden Schulungen sowohl zur Erfassung der Verträge als auch für das spätere Management.
Schulungsvideos und ONLINE-Anleitungen komplettieren unser Angebot, Sie mit der Anwendung vertraut zu machen.
Damit sind Sie gut gerüstet, um das zentrale Vertragsmanagement auf solide Füße zu stellen.
Sie möchten gern das ARCHIKART Vertragsmanagement einmal live erleben? Fordern Sie sich gleich das Informationsvideo an und lassen Sie Papierberge Vergangenheit werden.
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