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Zum Liegenschaftsbestand einer jeden Verwaltung zählen Kleingartenparzellen, Garagengrundstücke und Erbbaurechtsflächen. In Verträgen sind dabei sämtliche Bedingungen der Verpachtung dokumentiert. Je nach Stadt-, Amts- oder Gemeindegröße können da einige Hundert bis Tausend Verträge zusammenkommen. Mit diesen Tipps behalten Sie dabei den Überblick.
Egal ob Kleingarten-, Garagen- oder Erbbaurechtsfläche bei einer Vielzahl von Verträgen ist es wichtig, eine einheitliche Vertragsklassifizierung vorzunehmen und damit Strukturen zu schaffen. Ratsam ist es dabei, zunächst nach Vertragsarten und -typen zu unterscheiden. Werden Verträge digital erfasst, dann sollte hier außerdem von Anfang an auf eine einheitliche Datenaufnahme geachtet werden. Orientierung geben dabei Pflichterfassungsfelder beispielsweise Angaben zum Pächter und Verpächter, Mindestlaufzeit des Vertrages oder auch die Kündigungsfrist. Außerdem sollte ein eindeutiges Aktenzeichen generiert werden, das ein vorgegebenes Schema erfüllt. So ist eine grundlegende Struktur aufbaubar und hilft bei weiterführenden Aufgaben.
Alle Verträge sollten einheitlich erfasst werden, damit weiterführend mit Kalkulationen und Auswertungen gearbeitet werden kann.
Wichtiges Element des Vertrages ist das Vertragsobjekt, also das betreffende Flurstück. Eine direkte Verknüpfung zum Flurstück ermöglicht es dem Bearbeitenden stets die aktuellsten Informationen zur Hand zu haben.
Wenn es um fest verpachtete Parzellen wie Gartengrundstücke oder Garagen geht, ist es auch denkbar, Grundstücke als Vertragsobjekte direkt zu verknüpfen. Die Parzellen stellen dabei sozusagen selbstständige Grundstücke dar und sind wiederum mit dem jeweiligen Flurstück verknüpft. In der Historie des Grundstückes ist damit sofort ersichtlich, wie sich die Vertragsverhältnisse im Laufe der Zeit entwickelt haben.
Wird vom System eine Historie angelegt, so sind auch alte Verträge jederzeit einsehbar.
Die Möglichkeiten der Strukturierung sind bei einem Liegenschaftssystem wie ARCHIKART vielfältig und können individuell an die Gegebenheiten der Verwaltung angepasst werden.
Schluss mit Papierkram! Um den gesamten Vertragsprozess zu digitalisieren und eine digitale Vertragsakte anzulegen, sollte das unterschriebene Originalvertragsdokument am digitalen Vertrag hinterlegt werden. Zusätzliche Optimierung bietet eine automatische Verschlagwortung in einem Dokumentenmanagementsystem. So ist das Dokument sofort auffindbar, wenn es benötigt wird.
Ohne geografische Informationen kommt kaum ein Liegenschaftsvorgang mehr aus. Auch bei der Verwaltung von Pacht-, Nutzungs- oder Erbbaurechtsverträgen können damit Mehrwerte erzielt werden. Werden Vertragsflächen im geografischen Informationssystem (GIS) digitalisiert und mit den Verträgen verknüpft, ist es möglich, zahlreiche Auswertungen zu erstellen. Fragen wie "Wo existieren Grundstücke ohne gültigen Pachtvertrag?" oder "Welche Pachtverträge wurden in diesem Jahr gekündigt?" sind damit schnell und übersichtlich beantwortet.
Treten Fragen zu Vertragsobjekten oder Vertragsinhalten auf, sind diese dank verknüpften geografischen Informationen oftmals schnell und übersichtlich beantwortet.Hinterlegen Sie die Kalkulation direkt am Vertrag! Dies vereinfacht nicht nur die Sollstellung sondern auch den Umgang mit Pachtanpassungen.
Oftmals werden bei der Erfassung der Zahlungsbestandteile verschiedene Berechnungsgrundlagen angeboten beispielsweise nach Quadratmeterpreis, nach Stückpreis, mit Flurstücksbezug (unterschiedliche Preise je nach Flurstück) und mehr. Dies kann ganz individuell pro Zahlungsbestandteil festgelegt werden. Die Erfassung der Kalkulationsgrundlagen erfolgt immer zeitraumbezogen. Damit wird auch die Entwicklung der Zahlungsbestandteile pro Vertrag fortgeschrieben.
Achten Sie auch auf den angegebenen Steuerschlüssel, damit die Umsatzsteuer separat ausgewiesen wird. Kalkulations- und Zahlungszyklen können bei Bedarf auch unterschiedlich erfasst werden, wenn beispielsweise ein jährlicher Preis kalkuliert wird, aber die Zahlung in Halbjahres- oder Quartalsabständen erfolgt. Legen Sie die Fälligkeit entsprechend dem Zahlungszyklus fest! Ihr System kann auch die Erfassung indexbezogener Pachtverträge ermöglichen.
Wenn alle Zahlungsbestandteile vollständig vorhanden sind, kann die Übergabe der Sollstellung an das Finanzwesen erfolgen. Neben einem gültigen Kassenzeichen am Pächter und buchhalterische Informationen wie Kostenart, Kostenstellen und Kostenträger sind hierfür natürlich auch die Bankverbindung oder die SEPA Informationen notwendig.
Bei der Sollstellung erstellt ARCHIKART im Hintergrund Buchungsbelege (Bescheide), um die Übergabe von Buchungen an das Finanzwesen zu dokumentieren. In der Software ARCHIKART unterstützt ein Assistent den Sachbearbeiter oder die Sachbearbeiterin bei der Sollstellung und führt Schritt für Schritt durch den Vorgang. Dabei erfolgt eine automatische Plausibilitätsprüfung über alle buchungsrelevanten Informationen. Der Sachbearbeitende kann sich also sicher sein, dass nur plausible Buchungsbelege erstellt werden. Eine Übergabedatei landet dabei direkt beim Finanzwesen.
Im Laufe der Zeit verändern sich auch mal die Zahlungsbestandteile. Der Umgang mit Pachterhöhungen und Pachtanpassung muss allerdings nicht aufwendig sein. Oftmals sind die Anpassungen bereits vertraglich vereinbart, demnach gibt es oftmals Erhöhungssperren während der ersten drei Jahre. Dies sollte bei der digitalen Verwaltung der Verträge vermerkt und sichtbar für den Bearbeitenden sein. Optimal ist es, wenn das Datum der frühestmöglichen Anpassung direkt einsehbar ist.
Sollte eine Zinsanpassung anstehen, ist es wichtig, die Merkmale dieser genau zu hinterlegen. Wird ein Aufschlag absolut oder prozentual berechnet, ist dieser je Einheit oder als Gesamtbetrag fällig und gegebenenfalls zu einem bestimmten Datum? In der Software ARCHIKART beispielsweise würde nun sofort am Vertrag ein neuer Zahlungsbestandteil ab dem gesetzten Stichtag entstehen.
Achten Sie darauf, dass Ihr System auch eine automatische Historie zu durchgeführten Pachtanpassungen führt. Somit können Sie die Entwicklung der Pachtpreise auch in den Kalkulationsbestandteilen exakt nachvollziehen.
Sind Zahlungs- und Kalkulationsbestandteile sauber gepflegt, stellen auch Zinsanpassungen keinen großen Aufwand mehr dar.
Steht eine Preisanpassung für mehrere Verträge an, so ermöglicht eine Stapelbearbeitung der Kalkulationsbestandteile das effizienteste Vorgehen. In ARCHIKART führt auch dabei ein Assistent durch den Vorgang. So ist beispielweise das Setzen des Steuerschlüssels im Rahmen der Umsatzsteuer für mehrere Verträge im Stapel schnell erledigt.
Nutzen Sie schließlich für das Informieren der Pächter über die Preisanpassungen einen Serienbriefassistenten. Auch hierbei ist die Stapelbearbeitung möglich. Liegen bereits individuelle Textvorlagen vor, ist das Schreiben so schnell erstellt. Als Nachweis über die Information der Erhöhung sollte das Dokument am Vertrag hinterlegt werden. Für eventuelle Rückläufe ist hierbei das Anlegen von Überwachungsterminen ratsam.
Eine andere Abteilung möchte eine bestimmte Auswertung zu den laufenden Verträgen? Der Pächter benötigt bestimmte Informationen? Sie möchten für eine bestimmte Auswahl an Verträge eine Stapelbearbeitung anstoßen? Hier ist es mühsam sich durch mehrere Verträge zu klicken und dann gegebenenfalls noch eine händische Auswahl zu erstellen.
Daher sollte ihr Verwaltungssystem komplexe Suchfunktionen, speicherbare Suchvorgaben und diverse Auswertungen mit Optionen zur Ausgabe anbieten. Hilfreich, um andere Abteilungen oder die Leitungsebene in regelmäßigen Abständen zu informieren sind automatisierte Berichte. So können beispielsweise über das automatisierte Reporting alle im Quartal auslaufenden Verträge oder die zu kündigenden Verträge per E-Mail-Benachrichtigungen verschickt werden.
Sie möchten mehr zu der Verwaltung von Pachtverträgen, Nutzungsverträgen oder Erbbaurechtsverträgen erfahren? Dann schauen Sie sich unser kostenfreies Informationsvideo "Pachtverträge einfach und strukturiert erfassen" mit ARCHIKART zu dem Thema an!
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