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Viele Verwaltungen vermieten Sporthallen, Schwimmhallen oder Veranstaltungsräume an Vereine, Privatpersonen oder auch mal intern an städtische Einrichtungen. Dabei gilt es nicht nur den Überblick zu behalten, sondern gleichzeitig auch ordnungsgemäß Verträge abzuschließen und Gebühren zu berechnen. Lesen Sie, wie sich diese komplexen Abläufe der Raumverwaltung in nur fünf Schritten erledigen lassen.
Natürlich hängt die effiziente Vermietung von Räumlichkeiten von bestimmten Voraussetzungen ab. So ist es in Zeiten der Digitalisierung fast schon selbstverständlich die Reservierung über das Web anzubieten. Damit fördert die Verwaltung nicht nur die Bekanntheit des Vermietungsservices, sondern steigert auch den Bürgerservice. Grundsätzlich ist damit aber die gesamte Online-Vermietungsprozess mit diesen 5 Schritten möglich:
Um den Service einer effizienten Buchung über das Web anzubieten, kommt die Verwaltung an einem digitalen Buchungssystem nicht vorbei. An der Softwarelösung ARCHIKART Locarno wird nachfolgend die Abarbeitung der fünf Arbeitsschritte erläutert. Hier erfolgt die Administration und Konfiguration am Arbeitsplatz des Sachbearbeiters, die Reservierungsanfrage wird über eine Webanwendung abgewickelt.
1. Raumdaten sammeln und zentral erfassen
Grundlegende Informationen können erfasst und Fotos hinterlegt werden, um dem Interessenten die vermietbaren Objekte zu präsentieren. Für eine private Feier ist es notwendig zu wissen, mit welchem Equipment ein Veranstaltungssaal ausgestattet ist. Und eine Kindereinrichtung möchte vielleicht für die Planung eines Sportfestes wissen, ob die zur Verfügung stehende Sporthalle groß genug für alle teilnehmenden Kinder ist. Hier ist es möglich, Synergien zu nutzen, wenn die erforderlichen Informationen bereits im Rahmen der Gebäudeverwaltung oder Inventur zur Verfügung stehen.
2. Vermietungskonditionen festlegen
Zu welchen Konditionen stehen die Objekte zur Verfügung? Auch diese Informationen müssen für einen reibungslosen Ablauf des Buchungsvorganges hinterlegt werden. Nur so kann in den weiteren Schritten der Vertrag angelegt und automatisch die Gebühren berechnet werden.
3. Reservierungsvorgang
Der Interessent wählt ein Objekt, seinen Wunschtermin und kann anschließend die Buchungsanfrage ausfüllen und absenden. Diese Informationen landen beim zuständigen Sachbearbeiter in der Verwaltung.
4. Nutzungsvertrag erstellen
Auf Basis der eingesandten Informationen sowie der Buchungskonditionen kann der Sachbearbeiter direkt einen Kurzzeitmietvertrag erstellen. Alle vorhandenen Informationen werden in vorgefertigte Felder übernommen. Nun heißt es nur noch: Ausdrucken, unterschreiben und ablegen. So kann der Vertrag auch direkt im Rahmen des Vertragsmanagements zentral hinterlegt werden.
5. Abrechnung
Da die Kostenkalkulation im Rahmen der Datenerfassung bereits hinterlegt wurde und somit auch Inhalt des Vertrages war, ist im letzten Schritt Abrechnung der Gebühren problemlos möglich. Diese werden dabei über eine Schnittstelle direkt an die Finanzbuchhaltung übergeben.
Weiterführende Informationen zum Thema Raumreservierungs- und Ressourcenmanagement beinhaltet unser Whitepaper mit dem Titel "Mehr Bürgerservice mit zentraler Raumplanung".
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