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Ob die Hausnummernvergabe, die Genehmigung von Zufahrten bzw. Zuwegungen oder Hausanschlüssen – die Antragsvielfalt in einer Verwaltung ist groß, aber eine alltägliche Aufgabe. Für die Bearbeitung ist es daher sinnvoll, eine einheitliche Vorgehensweise zu definieren. Hierbei kann eine Software unterstützen, um eine durchgängige Bearbeitung der vielen Anträge im Sinne der Verwaltung und der Antragsteller durchzuführen. Vorgänge werden so nicht nur effizienter, sondern auch transparenter.
Wenn es um sanierungsrechtliche Genehmigungen, Anmeldung von Restitutionsansprüchen, Hausnummernvergabe oder Ausnahmegenehmigungen geht - jedes Antragsverfahren basiert auf gleichen Basisdaten und folgt je nach Antragsart demselben Schema. Mit ARCHIKART erfassen und verwalten Sie diese Vorgänge einfach und effektiv. Die Nutzung einheitlicher Basisdaten (wie z.B. Flurstücke) schafft Transparenz und ermöglicht einen Überblick über alle im System befindlichen Anträge. Darüber hinaus liefert die Software entsprechende Funktionen für eine durchgängige und benutzerfreundliche Bearbeitung dieser Vorgänge bis hin zum Schriftverkehr, dem Termincontroling oder der Fristüberwachung.
In Zeiten der Digitalisierung gehören Aktenberge der Vergangenheit an. Die Prozesse und Verfahren in den Verwaltungen werden zunehmend digitaler und effizienter. Notwendig sind dafür nur entsprechende technische Voraussetzungen. Mit der Software ARCHIKART können Sie grundstücksbezogene Vorgänge in nur 3 Schritten vom Antragseingang bis zum Gebührenbescheid abarbeiten.
Jeder Antrag benötigt seine Basisinformationen, ohne die sonst nichts läuft. Ist der Antrag eingegangen, gibt der Sachbearbeiter zunächst die - je nach Antragsart unterschiedlichen - grundlegenden Antragsinhalte ein.
Außerdem erhält jedes Verfahren automatisch ein Aktenzeichen, welches später die Identifizierung des Verfahrens erleichtert. Werden Personen, also Antragsteller oder Beteiligte erfasst, landen diese zentral in einer Personenverwaltung, so dass - egal ob eine Genehmigung für eine Zufahrt oder ein Antrag für einen Hausanschluss gestellt wird - immer auf dieselbe Person zugegriffen werden kann. Ihr Vorteil: Schluss mit Dubletten! Bei manueller Personenerfassung verhindert ein automatischer Check, dass doppelte Daten entstehen. Ist ein Flurstück an dem Vorgang beteiligt, kann dies direkt verknüpft werden. Vorhandene Daten wie Eigentümer oder Flurstücksfläche bzw. Grundbuchangaben stehen damit sofort zur Verfügung. Sind all diese grundlegenden Antragsinformationen erfasst, kann die Bearbeitung des Antrags starten.
Unterlagen überprüfen, Fachbereiche beteiligen, Termine organisieren - bei der eigentlichen Antragsbearbeitung kommt der Sachbearbeiter nicht um grundlegenden Schriftverkehr herum. Wird dieser allerdings im Rahmen des Antragsvorgangs über die Software ARCHIKART erzeugt, kann hierbei auf verschiedene flexibel gestaltbare Textvorlagen und Textbausteine zurückgegriffen werden. So können Schreiben einheitlich gestaltet und der Aufwand bei der Erstellung minimiert werden.
Anstelle Kopien der angefertigten Schreiben abzuheften, wird der erzeugte Schriftverkehr automatisch digital im Dokumentenarchiv von ARCHIKART gespeichert. Ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) angebunden, werden die Dokumente dabei mit den entsprechenden Indexdaten im DMS gespeichert. So sind sie jederzeit wieder einsehbar und die existierenden Aktenberge verschwinden zusehends.
Sind interne und externe Beteiligungen einzuholen, können sämtliche Posteingänge und Vermerke hinterlegt werden. Überwachungstermine und übersichtliche Darstellung der offenen Beteiligungen machen den Vorgang transparent. Angelegte Termine werden beim Start sofort angezeigt, so dass nichts mehr in Vergessenheit geraten kann. Sind alle erforderlichen Unterlagen und Beteiligungen vollständig, kann schließlich die Genehmigung erteilt und der Bescheid ausgegeben werden. Ist für den Antrag ein Entgelt zu entrichten, kann in der dritten Phase, die Gebührenkalkulation erfolgen.
Die Basis für die Kalkulation von Gebühren bilden individuelle Gebührensatzungen. Diese werden in den Stammdaten von ARCHIKART hinterlegt.
Flexibel gestaltbare Gebührenarten oder verfahrensbezogene Basisdaten ermöglichen eine transparente Gebührenkalkulation entsprechend der örtlichen Satzungen. Mit nur wenigen Klicks steht anschließend der dazugehörige Gebührenbescheid bereit, der auch an das Finanzsystem übergeben werden kann.
So bearbeiten Sie Anträge in nur 3 Schritten transparent und effektiv und Aktenberge gehören der Vergangenheit an.
Sie standardisieren Ihre Antragsbearbeitung und schaffen Transparenz.
Komfortable Suchfunktionen und Auswertungen, automatisiertes Prozessmanagement mit Vertreterregelung, das Termincontrolling oder die Integration geografischer Informationen erleichtern die Antragsbearbeitung zusätzlich.
Damit behalten Sie auch im größten Antragsdschungel den Überblick!
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