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Wie Verwaltungen ihre Verfahren übergreifend optimieren und digitalisieren

Wie Verwaltungen ihre Verfahren übergreifend optimieren und digitalisieren

Mehr Effizienz durch strukturierte Arbeitsabläufe

Optimierung, Prozessmanagement, Worklflow, Digitalisierung – Schlagwörter die immer mehr an Bedeutung zunehmen. Die Betrachtung von Prozessen und der Wunsch nach Vereinfachung von Arbeitsabläufen wird in der Zukunft ein immer größeres Thema in öffentlichen Verwaltungen sein. Denn standardisierte Prozesse sind die Grundlage, um Kosten zu senken und um für die neuen Anforderungen im Bereich e-Government gerüstet zu sein. Seit einigen Jahren begleitet und unterstützt ARCHIKART seine Anwender dabei, mit Hilfe des integrierten ARCHIKART Workflow- und Prozessmanagement Verfahrensabläufe zu digitalisieren.

Aber was bedeutet Verfahrensabläufe digitalisieren?

Meist wird in diesem Zusammenhang von der Umwandlung von manuellen oder papierbasierten Verfahrensabläufen in die digitale Form gesprochen.

Dies ist oftmals einfacher gesagt als getan. Um analoge Verfahrensabläufe (Prozesse) zu automatisieren und in effiziente Workflows umzuwandeln, erfolgt zum einem der Einsatz von Software. Zum anderen sind die analogen Verfahrensabläufe zu erkennen, aufzunehmen, zu analysieren und zu beschreiben.

Das Ergebnis ist eine detaillierte Dokumentation der Verfahrensabläufe. Hieraus werden die erforderlichen Schritte für die Umwandlung eines analogen in einen digitalen Verfahrensablauf abgeleitet. Meist geht solch eine umfassende Analyse und Dokumentation mit der Erkenntnis einher, wo Verbesserungspotentiale liegen, wo Schwachstellen zu beseitigen, Standards zu definieren, Transparenz zu schaffen und neue Ansätze und Technologien einzusetzen sind.

Dabei gibt es gegebenenfalls gesetzliche Vorgaben zu beachten, durch welche die Prozesse teilweise vielleicht sogar schon klar definiert und dokumentiert sind.

Mit ARCHIKART und dem integrierten Workflow- und Prozessmanagement haben Sie als Anwender die Möglichkeit nicht nur Daten zu halten und auszuwerten, sondern ARCHIKART unterstützt mit verschiedenen Komponenten die Automatisierung der Verfahrensabläufe und die elektronische Zusammenarbeit.

Grafisches Modellierungswerkzeug

Mit dem Workfloweditor stellt ARCHIKART ein Softwaretool bereit, mit welchem man nun die Verfahrensabläufe in Form eines Flussdiagrammes definieren und visualisieren kann.

Workflow mit Verzweigung


Mit Hilfe von Modellierungselementen:

  • wie Symbolen zur Darstellung von Aktivitäten (Verfahrensschritte)
  • Linien oder Pfeile, die die Reihenfolge und den Fluss der Aktivitäten verbinden
  • oder Gateways, welche Entscheidungspunkte oder Verzweigungen visualisieren

erfolgt der Aufbau des Verfahrensablaufes.

Die einzelnen Schritte werden in einer bestimmten Reihenfolge und Abhängigkeit angeordnet und durch die Festlegung von Zuständigkeiten kann gewährleistet werden, dass die Arbeiten schneller erledigt werden.

Am erstellten Workflow können verschiedene Einstellungen vorgenommen werden:

  • Setzen von Verfahrensentscheidungen durch Aktivitätsergebnisse
  • Vorbelegungen von Textvorlagen, Textbausteinen oder Gebühren
  • Einstellungen um Fachdaten mit Erledigung eines Bearbeitungsschrittes automatisch ändern

Somit dient der Workflow als Vorlage für die Abarbeitung des Verfahrensablaufes in einer zugeordneten Anwendungsvariante.

Transparenz und Qualitätssicherung

Es lassen sich viele Standardfälle durch digitale Workflows optimieren. Dadurch werden Workflow bzw. Verfahrensabläufe nicht nur schneller abgewickelt- Sie werden auch transparenter.

Mit der nutzerspezifischen Übersicht der anstehenden Termine und Aufgaben ggf. mit Fristwarnungen sieht der Bearbeiter sofort an welchem Bearbeitungsschritt der Verfahrensablauf steht und bis wann diese Aufgabe abzuarbeiten ist. Mit der integrierten Vertreterregelung ist auch gewährleistet, dass sich die Bearbeitung des Verfahrens nicht verzögert.

Kurzbeschreibungen und hinterlegte Meldungen am Bearbeitungsschritt helfen gerade neuen Mitarbeitern detailliertes Wissen zur Abarbeitung zu erhalten.

Meldung


Da die festgelegten Abläufe tatsächlich umgesetzt werden und der Status das Verfahrens ohne zusätzlichen Aufwand verfügbar ist, erhöht sich die Transparenz und verbessert somit auch die Kontrolle über einen digitalisierten Prozess.

Automatischer Nachrichtenversand

Ist ein Workflow mit all seinen spezifischen Vorbelegungen definiert, vervollständigt die Bearbeitung eines digitalen Verfahrens das Senden einer automatisch generierten Nachricht.

ARCHIKART unterstützt dabei verschiedene Benachrichtigungen per E-Mail, welche bereits in vorangegangenen Blogbeiträgen beschrieben wurden.

  • Automatischer E-Mail-Versand bei Anstehen einer abzuarbeitenden Aufgabe mit Berücksichtigung der Vertreterregelung
  • Regelmäßiger Versand der nutzerspezifischen Aufgabenübersicht
  • Information über den Wechsel der Zuständigkeit oder bei Erledigung der Aufgabe
  • Automatischer Versand von Auswertungen und Statistiken

Neue Ansätze und Technologien bei der Bearbeitung von digitalen Prozessen einzusetzen, heißt für ARCHIKART auch Nachrichten mit Antragsplattformen auszutauschen. Im Speziellen haben wir zunächst die Möglichkeit geschaffen, Nachrichten im xBau-Standard zu empfangen und zu versenden. Dahingehend wurde unser Workfloweditor um das Modellierungselement zum Versand von OZG-Nachrichten erweitert.

OZG NAchricht


Dieses Modellierungselement kann an den erforderlichen Stellen im Workflow eingebunden werden. Weitere Informationen vor allem auch zu den technischen Voraussetzungen, um den Empfang und Versand der Nachrichten zu gewährleisten, sind in dem Blogbeitrag zur digitalen Baugenehmigung zu finden.

Elektronische Dokumentenverwaltung

Die Veränderung von der traditionellen Schriftgutverwaltung zur elektronischen oder auch digitalen Variante schreitet unaufhaltsam voran. Mit ARCHIKART können Sie über die integrierte Textankopplung auf Basis der am jeweiligen Verfahrensschritt des Workflows hinterlegten Vorlagen Dokumente erzeugen, welche dann im integrierten Dokumentenarchiv strukturiert abgelegt werden können. Auch externe Dokumente, Anträge oder andere Verwaltungsunterlagen können den elektronischen Verfahren zugeordnet werden.

Dokumentenkategorien


Ergänzung des Workflow- und Prozessmanagements

Um die Bearbeitung des Workflows zu unterstützen, setzt ARCHIKART auf die Kommunikation mit anderen digitalen Systemen.

Eine Schnittstelle zu einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht es, die am Verfahren hinterlegten und generierten Dokumente auch anderen Abteilungen, welche nicht mit ARCHIKART arbeiten zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung zu stellen.

Die Übergabe der Sollstellungen aus den erzeugten Kosten-, Gebühren-, Beitrags- oder Umlagebescheiden über eine integrierte Schnittstelle des eingesetzten Finanzsystems spart nicht nur viel Zeit, da eine manuelle Erfassung im Finanzsystem entfällt. Zudem ist der Informationsfluss über beide Fachverfahren hinweg transparent, revisionssicher und nachvollziehbar.

Da aller guten Dinge drei sind, kann auch eine Kartenkomponente ggf. auch in Verbindung mit einer mobilen Variante zur Bearbeitung eines Workflows von Bedeutung sein. Das ARCHIKART-Karthago kann als einzige kartografische Auskunftsmöglichkeit oder als sinnvolle Ergänzung zu einem vollwertigen GIS genutzt werden. Dabei stellt ARCHIKART-Karthago die angebotenen Karten in einem Browserfenster oder direkt in den ARCHIKART Fachverfahren bereit.

Fangen Sie mit kleinen Schritten an Ihre Verfahrensabläufe zu digitalisieren. Schaffen Sie durch eine strukturierte Arbeitsweise mehr Transparenz. Das ARCHIKART Prozessmanagement kann Sie dabei unterstützen, Ihre Abläufe enorm zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Möchten Sie unsere Lösung einmal live erleben? Schauen Sie sich gern unser Informationsvideo „Alles im Blick behalten mit dem Prozessmanagement von ARCHIKART“ an.

Autor/ Autorin

Kerstin Dankhoff

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