So regeln Sie ihre Urlaubsübergabe ohne Stress und Hektik

Automatische Verfahrensabläufe vereinfachen Vertreterregelungen

Endlich! Der Jahresurlaub steht bevor, die Formalitäten sind erledigt und die abklingende Pandemie lässt ein halbwegs normales Reisen zu. Jetzt noch die restlichen Aufgaben abarbeiten und die Urlaubsübergabe klären. Doch was sich so einfach anhört, ist manchmal schwieriger als gedacht. Wer übernimmt welche Aufgaben? Welche Unterlagen sind dafür nötig? Welche Termine müssen beachtet werden? Es gibt viel zu klären, bevor die schönste Zeit des Jahres beginnt. Wir haben ein paar Tipps, wie Ihre Urlaubsübergabe ohne Stress und Hektik über die Bühne geht.

Zwei bis drei Wochen Urlaub im Sommer gönnt sich fast jeder. Doch wenn der Sachbearbeiter oder die Sachbearbeiterin in dieser Zeit abwesend ist, ruht das Verwaltungsgeschäft deshalb noch lange nicht. Je nach Fachgebiet gehen fortwährend Anträge ein, laufen Verfahren weiter, müssen Gebühren beglichen oder Genehmigungen erteilt werden. In diesen Fällen muss klar sein, wer welche Aufgaben übernimmt und wie der oder diejenige an sämtliche erforderliche Informationen kommt.

Deshalb werden in den letzten Tagen vor dem Urlaub oftmals fleißig Zettel und E-Mails an Kollegen geschrieben, Vorgänge ausgiebig erklärt oder auch Termine in den Kollegenkalender verschoben. Schließlich glühen alle Köpfe und die eine oder andere Aufgabe gerät dennoch in Vergessenheit.

Das alles muss nicht sein, wenn Sie die Abläufe und Verfahren in Ihrer Verwaltung generell transparenter gestalten. Bewährt haben sich dabei das Anlegen von sogenannten Workflows und Prozessabläufen. Dank verschiedenster Möglichkeiten, können Sie auch bei Urlaubsantritt gewiss sein, dass Vorgänge und Verfahren weiterlaufen und nicht ins Stocken geraten.

Zahlreiche Verfahen in einer Verwaltung laufen immer nach demselben groben Schema ab. Der Vorgang durchläuft mehrere Schritte, es sind oftmals dieselben Stellen beteiligt und die zugehörigen Terminketten sind bestenfalls grob festgelegt. Werden die Ablaufschritte und alle dazugehörigen Faktoren wie Termine, Vertreter und Benachrichtigung Dritter in einem Workflowprozess abgebildet, läuft der Prozess Schritt für Schritt durch. Sobald ein Prozessschritt als erledigt gekennzeichnet wird, wird der nächste angestoßen.

Da auch Vertreter und Termine hinterlegt werden, bedeutet dies für Ihre Urlaubsabwesenheit: Es muss sich niemand um die Übergabe des Verfahren oder manuelle Erinnerungen kümmern, denn der Vertreter wird automatisch benachrichtigt, wenn eine Handlung erforderlich ist oder ein Terminende naht.

Werden sogenannte E-Mailbenachrichtigungen hinterlegt, können Aufgaben- und Terminübersichten automatisiert versendet werden. So ist der Vertreter oder auch der Vorgesetzte immer auf dem aktuellsten Stand. Terminübersichten erinnern an fällige Wartungen, Kontrollen oder auch Wiedervorlagen zu Vorgängen und Verträgen. Aufgabenübersichten können Anforderung von Stellungnahmen und Zuarbeiten, die einfache ‚zur Kenntnisnahme‘ eines Vorgangs, eines erreichten Bearbeitungsstandes oder auch des Abschlusses der Bearbeitung sein. Sortiert man diese dann noch nach Datum oder Erledigungsfrist, dann hat es der Vertreter oder die Vertreterin noch einfacher. Zeitpunkt und Zyklus des Versands sind dabei frei wählbar.

Schluss mit der Hektik in den letzten Arbeitsstagen! Automatisierte Prozesse vereinfachen die Abläufe durch Transparenz und sorgen dafür, dass Sie unbeschwert in den Jahresurlaub gehen können. Mehr Informationen erhalten Sie in unseren Web-Seminar "Alles im Blick behalten - Arbeitsvorgänge abbilden". Eine Anleitung für die Erstellung eines einfachen Workflows erhalten Sie im zweiten Teil des Web-Seminars.