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Ob Aufbrüche von Straßen und Gehwegen, Genehmigung von Werbung und Plakatierung, Außengastronomie oder Gerüst-/Containerstellung – Aufbrüche und Sondernutzungen begegnen uns fast überall. Diese werden tagtäglich von den Sachbearbeitern in den Verwaltungen gemanagt. Für die durchgängige Bearbeitung von Aufbruch- und Sondernutzungsgenehmigungen können diese 5 Hinweise von Vorteil sein und Ihren Arbeitsalltag erleichtern.
Ob Plakatierungen, Aufbau von Bühnen oder das Aufstellen von Baumaschinen/ Gerüsten, die Vorgangsarten von Sondernutzungen sind sehr vielseitig. Die Basis dafür bilden individuelle Sondernutzungssatzungen und Gebührensatzungen. Mit der Software ARCHIKART benötigen Sie bis zum Bescheid nicht mehr als 5 Arbeitsschritte.
(1) Zuerst wird der Vorgang mit all seinen Daten, von der Beschreibung der Maßnahme bis hin zur Dauer erfasst. Jedes Verfahren erhält ein automatisch gebildetes Aktenzeichen.
(2) Im zweiten Schritt wird die Lage (über die entsprechenden Straßen) und die betroffene Fläche zugewiesen.
(3) Anschließend können die Partner zum Verfahren erfasst werden, wie beispielsweise ausführende Firma, Bauleiter oder Antragsteller. Hier kann eine zentrale Personendatenbank von Vorteil sein, da auf diese Daten immer wieder schnell zugegriffen werden kann.
(4) Der vorletzte Schritt dient, dazu die Detaildaten zum Verfahren zu hinterlegen. Bei einem Aufbruch werden u.a. Angaben zum Baubeginn, der Fertigstellung und Abnahme hinterlegt.
(5) Abschließend auf Grundlage aller Daten findet die Erstellung der Genehmigung oder der Ablehnung statt. Ein hilfreiches Werkzeug kann dabei ein Workflow sein. Die Textvorlagen einschließlich der Adressdaten können direkt am Verfahren hinterlegt und somit schnell und einfach ein Genehmigungsbescheid erstellt werden. Auch Auflagen oder Hinweise können als Bestandteile des Schreibens über Textvorlagen erzeugt werden. Die Berechnung der Gebühren übernimmt ARCHIKART entsprechend den Einstellungen der individuellen Satzung. Damit lässt sich schnell und einfach der Gebührenbescheid erzeugen und bei Bedarf auch an das Finanzwesen übergeben.
Mit dem Einsatz von geografischen Karten kann die Bearbeitung von Verfahren für die Sachbearbeiter vereinfacht werden. Hier gilt es: Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte. So kann zusammen mit einem Stadtplan oder dem frei verfügbaren WMS-Dienst "OpenStreetMap" eine Übersicht über Sperrungen und Aufbrüche, über Außengastronomie oder Baustelleneinrichtungsflächen im Stadtgebiet ermittelt werden. Ermöglicht wird dies über eine Verortung der Vorgänge, also die Zuweisung von Koordinaten. Mit der Nutzung von thematische Auswertungen erhalten Sie einen Überblick über Maßnahmen im Stadtgebiet. Dafür kann ein angebundenes geografisches Informationssystem wie ARCHIKART-Karthago 4 oder CAIGOS verwendet werden.
Bei der Genehmigung von Aufbrüchen oder Sondernutzungen sind zahlreiche Termine im Blick zu behalten. Da ist eine automatische Terminüberwachung Gold wert. Hinterlegen Sie das Abnahmedatum direkt am Verfahren und dokumentieren damit gleichzeitig den Beginn der Gewährleistung. Definieren Sie Kontrolltermine, um die Gewährleistungsfristen im Blick zu haben. Mit ARCHIKART können Sie dies realisieren und ein Termincontrolling aufbauen. Über den integrierten Terminkalender kann der Sachbearbeiter direkt zum Verfahren abspringen und die Terminübersicht auch per E-Mail erhalten. So behalten Sie alle Termine stets im Blick.
Möchten Sie Zuarbeiten oder Stellungnahmen für Genehmigungen digital durchs ganze Haus schicken? Mit der Integration eines Prozessmanagements können Arbeitsschritte abgebildet und verschiedene Zuständigkeiten involviert werden. Vom Bauamt bis Finanzabteilung, häufig sind mehrere Fachbereiche in die Bearbeitung von Aufbruch- und Sondernutzungsgenehmigungen beteiligt. Deshalb ist der Aufbau einer individuellen Ablaufsteuerung für die Vorgangsbearbeitung von Vorteil. Bauen Sie eine individuelle Prozessgestaltung mit ARCHIKART auf, hinterlegen Sie die Zuständigkeiten und überwachen Sie gleichzeitig Ihre Fristen.
Aufbrüche, Sondernutzungen und verkehrsrechtliche Vorgänge haben oft getrennte Zuständigkeiten, aber identische Basisdaten. Es ist deshalb sinnvoll diese gemeinsam zu betrachten. Beide Verfahren basieren auf unterschiedlichen gesetzlichen Grundlagen, aber Sie haben die Möglichkeit, die Verfahren voneinander abzuleiten. Erstellen Sie in ARCHIKART mit wenigen Klicks aus einem Aufbruch / einer Sondernutzung eine verkehrsrechtliche Anordnung oder umgekehrt. Nutzen Sie Synergieeffekte, um interne Verwaltungsprozesse mittels der ARCHIKART-Workflow-Komponente zu optimieren.
Das einfache und effektive Management von Aufbrüchen und Sondernutzungen ist gerade für die Zukunft und im Hinblick des Onlinezugangsgesetzes (OZG) essentiell. ARCHIKART möchte hierfür eine ganzheitliche Lösung anbieten. Der Lösungsansatz in ARCHIKART reicht von der Online-Antragstellung über das Serviceportal, der verifizierten Übernahme ins Fachverfahren bis hin zur digitalen Bearbeitung und der regelmäßigen Kommunikation und dem Nachrichtenaustausch über das Serviceportal.
Aufgrund der förderalen Strukturen gibt es in diesem Bereich individuelle landesspezifische Lösungen, die es anzubinden gilt. Hierzu sind wir mit den Verantwortlichen bereits in Gesprächen.
Angebunden ist bereits das ONLINE-Portal LEICO der infrest - Infrastruktur eStrasse GmbH aus Berlin. Hierüber können Anträge bereits nach ARCHIKART übernommen und auch Bescheide wieder an das Portal zurückgesendet werden.
Soviel kann gesagt werden: ARCHIKART is ready for OZG.
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