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Die Erstellung von Bescheiden zählt zum Alltagsgeschäft einer jeden Verwaltung. So geht es beispielsweise im Bauamt um Beitragsbescheide nach KAG und BauGB, im Liegenschaftsamt werden Pacht- und Erbbaurechtsbescheide fällig und im Ordnungsamt erstellt man Sondernutzungsbescheide. Hinzu kommen noch zahlreiche mehr. Deshalb sollten diese Vorgänge einerseits mit möglichst geringem Aufwand bearbeitet werden können, andererseits aber auch rechtssicher und jederzeit nachvollziehbar erfolgen.
Jeder Bescheid muss vom Sachbearbeiter oder der Sachbearbeiterin mit einer großen Aufmerksamkeit erstellt werden. Hier hängen zahlreiche Vorgaben dran, die beachtet werden müssen. Außerdem sind Fristen einzuhalten sowie gegebenenfalls Widerspruchsverfahren zu führen. Bei möglichen finanziellen Einnahmen muss auch die Buchhaltung angebunden werden.
Gerade deshalb ist wahrscheinlich jeder Bearbeiter für eine Erleichterung der einzelnen Arbeitsschritte dankbar. Den Großteil an Möglichkeiten bieten softwaretechnische Funktionen, die dem Sachbearbeiter oder der Sachbearbeiterin ganze Arbeitsschritte abnehmen oder zumindest erleichtern. So spart beispielsweise die Möglichkeit der Massenbescheiderstellung enorm viel Zeit, da in nur einem Verfahren ein großes Bescheidprojekt schnell und einfach abgearbeitet werden kann.
Ein weiteres Beispiel für unterstützende Funktionen ist die Sammelbescheiderstellung. Vorbei ist die Zeit, wo für jedes Verfahren ein einzelner Bescheid erstellt wurde und der Bürger von der Anzahl der Dokumente überfordert war. Mit dieser Funktion können übergreifend mehrere Vorgänge für einen Bescheid gesammelt ausgegeben werden. Das erspart sowohl dem Bearbeiter enorm viel Aufwand als auch dem Bürger den unliebsamen Dokumentendschungel.
Mit der Software ARCHIKART gibt es neben den oben genannten Funktionen noch einen sogenannten Bescheidassistent, der den Anwender durch den Prozess führt und die Arbeit somit leichter und komfortabler gestaltet.
Mit dem Assistenten ist die Bescheidausgabe auf Knopfdruck möglich. Die teilweise doch recht komplexen Vorgänge der Bescheiderstellung einschließlich dem Dokumentendruck werden durch diesen Assistenten zusammengeführt. Gleichzeitig reduzieren verschiedene Plausibilitätsprüfungen die Anzahl der fehlerhaften Bescheide. Sind alle notwendigen Daten hinterlegt und die Gebühren kalkuliert, kann der Bescheidassistent starten.
Mit nur wenigen Klicks und Angaben kann der automatische Durchlauf beginnen. Beispielsweise sind Angaben zum Bescheidtyp und zur Textvorlage sowie Betreff, Buchungsstapel, Splittungsvariante, Versanddatum, Buchungsfreigabe, Frist oder gegebenfalls das Veranlagungsjahr zu ergänzen oder per Häkchen zu bestätigen. Im Anschluss kann bereits die Dokumentenerzeugung beginnen. In der Software hingegen werden parallel alle notwendigen Informationen hinterlegt.
So läuft ein sonst aufwändiger und teilweise ressourcenraubender Prozess automatisch durch und der Bearbeiter oder die Bearbeiterin hat dennoch alles Notwendige selbst in der Hand. Der Prozess kann sogar angehalten und später fortgeführt werden. Einfacher geht es kaum.
Sie sind noch kein Anwender, sind aber dennoch daran interessiert, Zeit zu sparen und das Verfahren der Bescheiderstellung in Ihrem Haus zu optimieren, dann lesen Sie doch als weiterführende Information unser Fachmagazin für Verwaltungen zum Thema Beitragswesen. Wir wissen Bescheid! Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Fragen haben!
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