Sommerzeit ist Veranstaltungszeit - So behalten Sie die Genehmigungen im Blick

Sommerzeit ist Veranstaltungszeit - So behalten Sie die Genehmigungen im Blick

Auch umfangreiche Baumaßnahmen haben Hochkonjunktur

Heute ein Stadtfest, morgen eine Jubiläumsveranstaltung und am Wochenende ein Sportevent - derzeit jagt eine öffentliche Veranstaltung die nächste. Kein Wunder, denn dank schönstem Sommerwetter bieten sich hervorragende Bedingungen und nach monatelanger Veranstaltungsabstinenz gibt es Einiges nachzuholen. Mindestens genauso aktiv ist aber auch das Baugeschehen an vielen Straßen. Welche Straße ist gesperrt und wie lange? Bei welchen Maßnahmen müssen Mängel aus Abnahmen überwacht werden? Wo sollte man vor auslaufenden Gewährleistungen noch einmal einen Kontrolltermin durchführen?

Für Verwaltungen gilt es dabei zahlreiche Genehmigungsverfahren abzuwickeln. Wir haben ein paar Tipps, wie Sie die Abläufe in Zukunft garantiert effizienter gestalten.

Veranstaltungen im öffentlichem Raum müssen bei der zuständigen Verwaltung genehmigt werden, genauso wie zeitweise Straßensperrungen, Sonderdurchfahrten, Sonderparkausweise oder andere Sondernutzungen von öffentlichen Flächen - da kommt einiges zusammen. Neben dem herkömmlichen Vorgang der Antragsbearbeitung, Genehmigung und Gebührenabrechnung müssen mitten im Hochbetrieb die Verfahren anschließend auch im Blick behalten werden.

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Diese komplexen Prozesse sollten dabei nicht nur gewissenhaft, sondern auch effizient und nachvollziehbar durchgeführt werden. An einer digitalen Verfahrensbearbeitung kommt man dabei nicht mehr vorbei, denn diese unterstützt den Sachbearbeiter oder die Sachbearbeiterin und vereinfacht damit den Vorgang enorm. Wenn Sie folgende Punkte beachten, werden in Zukunft garantiert effizienter sein:

1. Simple Verfahrenserfassung

Oftmals ist es möglich durch individuelle Verfahrenseinstellungen bestimmte Informationen vorzubelegen und somit die Eingaben bei der Verfahrenserfassung bis hin zur Bescheiderstellung zu reduzieren. Mitunter ist die Abarbeitung des Vorgangs dann in nur wenigen Arbeitsschritten möglich:

  • Anlegen und Terminieren
    Neben der Berücksichtigung der örtlichen Satzung wird hier auch ein Aktenzeichen, wenn möglich automatisch, vergeben. Termindaten beispielweise die Dauer einer Veranstaltung oder der erforderlichen Sperrung sind dabei ebenfalls zu hinterlegen.
  • Erfassen von Lage und Flächen
    Neben der Lage der Maßnahme können beispielsweise auch Flächen erfasst werden, die dann in der Gebührenkalkulation herangezogen werden.
  • Zuweisen von Partnern
    Sind Personen vorbelegt, weil sie beispielweise bereits im vergangenen Jahr eine Ausnahmegenehmigung beantragt haben, dann können diese direkt dem neuen Verfahren zugewiesen werden.
  • Detaildaten zum Verfahren
    Individuelle Daten zum jeweiligen Vorgang sind wichtig und können zusätzlich erfasst werden. So sind bestimmte Absprachen und Informationen jederzeit nachvollziehbar dokumentiert.
  • Gebühren und Bescheide
    Dank vordefinierter Textvorlagen erzeugt der Bearbeiter oder die Bearbeiterin im Handumdrehen den Bescheid zur Genehmigung mit allen bereits im System erfassten Daten. Auch die Gebührenkalkulation und der Gebührenbescheid ist dank Automation und Vorgangsassistenten schnell erstellt, an das HKR-Verfahren übergeben und revisionssicher abgelegt.
Gebuehrenbescheid Sonu

Am Ende eines jeden Genehmigungsverfahrens steht der Gebührenbescheid. Dank verschiedenster Vorbelegungen ist dieser im Handumdrehen erstellt.

2. Verknüpfung von Verfahren bei unterschiedlichen Zuständigkeiten

Während verkehrsrechtliche Anordnungen für das Ausstellen von Parkausweisen sowie Genehmigungen für Ausnahmen und Veranstaltungen im Straßenverkehrsamt genehmigt werden, ist das Ordnungsamt für Sondernutzungs- und Aufbruchsgenehmigungen zuständig. Natürlich laufen die verschiedenen Verfahren trotzdem Hand in Hand – auch bei unterschiedlichen Zuständigkeiten. Deshalb ist eine flexible Verknüpfung der einzelnen Verfahren wichtig.

3. Schnelle Auskünfte

Werden Auskünfte angefragt, erwarten Bürger möglichst schnelle Reaktionen. Auch hier sind digitale Verfahren besonders hilfreich. Denn lange Recherchen gehören der Vergangenheit an. Neben normaler Suchfunktionen ermöglicht es beispielsweise die Software ARCHIKART, Suchanfragen, die besonders häufig benötigt werden, abzuspeichern. So sind gewünschte Verfahren sofort im Zugriff und man erhält einen schnellen Überblick über gefundene Vorgänge.

4. Vorteile der Visualisierung nutzen

Ist das Verfahren einmal in der Karte erfasst, erleichtert dies durch die Visualität verschiedenste Vorgänge. So können beispielsweise einzelne oder mehrere Verfahren in der Karte markiert und gezoomt werden. Darüber hinaus ist die Abfrage von hinterlegten Informationen über die Karte möglich. Der Kartenausschnitt kann in Reports und Druckausgaben integriert werden und so bei der Verbildlichung von Verfahren helfen. Weitere Vorteile der GIS-Einbindung haben wir hier beschrieben.

5. Prozesse automatisieren

Die Prozessoptimierung ist ein weiterer Ansatzpunkt, um maßgebliche Effizienzgewinne zu erzielen. Dabei wird der Prozess zunächst detailliert je Verfahrensart und mit sämtlichen Prozessschritten dargestellt.

Ist ein Workflow für eine Ausnahmegenehmigung oder eine Sondernutzungsgenehmigung angelegt, kann dieser beispielsweise bei Antragseingang gestartet werden. Nun werden alle erforderlichen Daten automatisch weiterverarbeitet. Für die Genehmigung werden festgelegte Textvorlage ausgewählt und die richtigen Gebühren laut Vorgabe integriert. Die Workflowsteuerung setzt dabei die einzelnen Arbeitsschritte automatisiert in Aufgaben um. Ist es im Workflow vorgegeben, kann der Bescheid auch gleich automatisch revisionssicher abgelegt werden.

Workflow Strassenverkehrsamt

Ein automatischer Workflow kann Vorgänge erleichtern, indem Prozesse in einzelne Schritte unterteilt und dann automatisiert ablaufen.

Sind mehrere Personen an einem Verfahren beteiligt, erhält nach Erledigung eines Arbeitsschrittes der „nächste“ Bearbeiter eine Aufgabe. Ist diese abgearbeitet, wird wiederum das nächste Mitglied in der Kette informiert. Ist beispielsweise im Rahmen einer verkehrsrechtlichen Anordnung eine Sperrung erforderlich, kann im Rahmen des Workflows das Straßenverkehrsamt automatisch benachrichtigt werden. Vertreterregeln sorgen dafür, dass der Prozess auch bei krankheitsbedingtem Ausfall reibungslos weiterläuft. Aufgaben und Termine werden dem Vertreter entsprechend angezeigt. Die Software ARCHIKART bietet als weiteres Highlight in diesem Bereich eine automatische E-Mailbenachrichtigung. Nach Wunsch versendet ARCHIKART E-Mails an interne oder externe Verfahrensbeteiligte zu Beginn oder nach Erledigung des Verfahrens sowie bei Änderung der Zuständigkeit.

Werden all diese Empfehlungen berücksichtigt, laufen die Genehmigungsvorgänge auch in der Hochzeit der Antragseingänge viel effizienter ab und werden dadurch auch noch transparenter.

Die Software ARCHIKART unterstützt Sie dabei gern. Vorteil ist, dass neben der Abarbeitung des Verfahrens auch die rechtssichere Dokumentation und Gebührenbescheidung sowie eine schnelle Auskunft zu laufenden Verfahren oder die Gewährleistungsüberwachung möglich ist. Auch der automatische Prozessablauf ist möglich.

Schauen Sie sich dazu gern auch unser kostenfreies Video "Mit ARCHIKART zum effektiven Management von verkehrsrechtlichen Vorgängen" an!

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Autor/ Autorin

Magdalena Becker

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