Kontrollen durchgeführt und dann? So funktioniert Ihr Auftragsmanagement

Vom Handlungsbedarf übers Leistungsverzeichnis bis zur Auftragsüberwachung

Ob Bäume, Straßen oder Gebäude - bei nahezu jeder Kontrolle stehen im Anschluss Maßnahmen an, um die Verkehrssicherheit wiederherzustellen. Da kann bei einer umfangreichen Baumkontrolle oder der Begehung eines großen Gebäudes schnell eine Vielzahl an Leistungen zusammenkommen. Um diese effektiv zu planen, anschließend Aufträge zu vergeben und dann auch noch Fristen zu überwachen, müssen Verantwortliche strukturiert vorgehen. Ein effizientes Auftragsmanagement ist dabei die Basis.

Sind die regelmäßig anstehenden Kontrollen an Straßen, Spielplätzen, Friedhöfen, Gebäuden oder Bäumen durchgeführt, ist zwar ein großer Teil geschafft, aber ein ebenso wichtiger Teil steht auch noch an. Ob der Verschnitt von Ästen, die Reparatur eines Spielgerätes oder die Schlaglochausbesserung auf einer vielbefahrenen Straße - im Weiteren geht es hauptsächlich um die Beseitigung der Mängel oder um die Umsetzung des Handlungsbedarfs. Dieses Verfahren ist komplex, da zum einen die fachlich zuständigen Nutzer diese Umsetzung weiterleiten und die ausführenden Stellen beauftragen sowie die Umsetzung überwachen müssen. Zum anderen ist es erforderlich, dass die Ausführung der Finanzen geklärt, durchgeführt und überwacht wird. Dieser Prozess soll zudem von allen Beteiligten in den Fachanwendungen, übersichtlich dargestellt werden, um den Stand der Umsetzung mitzuverfolgen.

Doch gehen wir Schritt für Schritt vor, um einen Überblick über die erforderlichen Aufgaben zu erhalten:

1. Schritt: Leistungen bündeln

Alle sich aus dem Handlungsbedarf ableitenden Maßnahmen sollten gebündelt werden, um sie übersichtlich per Auftrag weiterzugeben. Dies muss ganz und gar nicht händisch passieren, sondern geschieht im besten Fall über die Software, in welcher der Handlungsbedarf digital ermittelt wurde. Ein digitales Leistungs- und Auftragsmanagement, in dem zuvor Ausschreibungs- und Leistungstexte beispielweise auch mit vorkalkulierten Preisen hinterlegt wurden, bietet weiterführend eine zuverlässige Basis. So erfolgt beispielsweise bei ARCHIKART die Zuordnung der Leistungen entsprechend der gesetzten Merkmale und Eigenschaften aus der Kontrolle vollkommen automatisch. Damit wird sichergestellt, dass beispielsweise je nach Eigenschaft des Fallschutzes auf Spielplätzen die richtige Leistungsposition gewählt wird. Anschließend werden alle Leistungen für die jeweiligen ausführenden Stellen gebündelt und übersichtlich in einem Auftrag zusammengefasst. Aber auch bei der Ausschreibung der Unterhaltungspflege erfolgt die Zusammenfassung notwendiger Pflegeleistungen aller Grünflächenobjekte in einem Leistungspool.

In einem Leistungsverzeichnis werden alle Tätigkeiten und Maßnahmen zu Leistungen gebündelt.

2. Leistungspool und Kalkulation

Sind alle Aufträge vorbereitet, können Leistungen in einem Leistungspool zusammengefasst und diese an die Ausführenden per interner oder externer Vergabe übermittelt werden. Hilfreich für die Kostenplanung ist an dieser Stelle das Hinterlegen von Kalkulationen. Das heißt, abgefragte Preise werden vorher an die Leistung übertragen und je nach Preisgruppe kalkuliert. Die Kalkulationswerte und Preisgruppen müssen dafür natürlich in den Stammdaten hinterlegt sein. Neben individuellen Preisgruppen ist es dabei auch sinnvoll, Zu- und Abschläge an den Leistungspositionen zu vermerken. Somit ist es möglich, vor der Vergabe der Leistungen verschiedene Kalkulationen durchzuspielen, bevor es im nächsten Schritt in die Beauftragung oder auch in die Ausschreibung geht.

Werden Kalkulationen inklusive Preisgruppen sowie Zu- und Abschlägen im Leistungsmanagement integriert, wird die Kostenplanung transparenter.

3. Ausschreibung und Auftragsvergabe

Je nachdem, ob die Preise bereits kalkuliert oder erst eingeholt werden müssen, erfolgt im nächsten Schritt die Ausschreibung oder die direkte Beauftragung der Leistungen. Auch dieser gesamte Prozess kann vom System aus angeschoben werden. So sind erforderliche Dokumente erstell- und revisionssicher ablegbar. Ist die Auftragsvergabe erfolgt, geht es zu Schritt 4 über.

4. Überwachung und Quittierung

Last but not least muss schließlich die Auftragsvergabe überwacht werden. Dazu zählen neben der Kontrolle der Auftragsausführung, auch die Prüfung des Budgets sowie der einzuhaltenden Termine. Werden mehrere Aufträge an unterschiedliche Auftragsnehmer vergeben, gilt es den Überblick zu behalten. Liegen alle Grundlagen im Auftragsmanagement vor, kann hier allerdings kaum noch etwas schiefgehen, denn der aktuelle Stand der Auftragserfüllung sowie zugeordnete Kosten und Rechnungen werden direkt am Auftrag dargestellt. So ist die aktuelle Lage immer sofort ersichtlich und es erhält gegebenenfalls auch ein Vertreter unkompliziert Einsicht in den derzeitigen Stand.

Abgerundet wird ein effizientes Auftragsmanagement, wenn auch die Budgetverwaltung direkt integriert ist. So können beispielsweise gebuchte, kalkulierte und freie Anteile des Budgets in einem Diagramm übersichtlich dargestellt werden. Durch Hinzufügen der Angebote oder der Rechnungseingänge erfolgt eine automatische Aktualisierung.

Jede Änderung hinsichtlich der Beauftragung wird im Status gekennzeichnet und automatisch an den Leistungen dokumentiert. Somit sieht der Sachbearbeiter bereits in seiner Fachanwendung, wie der Stand der Leistungserbringung ist. Beispielweise erkennt er, ob die Rasenmahd vergeben wurde oder ob das Spielgerät bereits repariert ist. Somit erfolgt die Standmitteilung, als auch die Quittierung der Leistung direkt per Status bis an das Fachobjekt zurück.

An der Leistung wird unter anderem der Status und die Ausführungsfrist dokumentiert.

Wurden die Leistungen aus dem Handlungsbedarf einer Kontrolle heraus erstellt, wird auch an diesem Handlungsbedarfsmerkmal der entsprechende Status automatisch aktualisiert. So hat auch der Sachbearbeiter jederzeit im Blick, wie es um den Fortschritt der Maßnahmen steht.

Auch am Handlungsbedarf der Kontrolle erfolgt die Aktualisierung des Status.

Tipp: Nicht nur die Leistungen aus dem Handlungsbedarf lassen sich mit einem Leistungs- und Auftragsmanagement zu einem Leistungsverzeichnis zusammenstellen, beauftragen und überwachen. Auch für die Erstellung der jährlichen Unterhaltungs- und Grünflächenpflege kann es komfortabel genutzt werden.

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