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Auch wenn der Frühling derzeit noch mit angezogener Handbremse fährt, sind wir doch alle froh, dass sich die Natur wieder von ihrer grünen Seite zeigt. Nicht nur im eigenen Garten blüht und grünt es, auch auf öffentlichen Grünanlagen oder in den begrünten Innenstädten bietet sich wieder ein abwechslungsreiches Bild an Grünpflanzen und Blüten. Dank kommunaler Grünflächenkataster haben Verwaltungen diese Grünanlagen und Pflanzkübel immer im Blick. Wir haben 5 Tipps, wie Sie Ihr Grünflächenmanagement noch ein bisschen mehr optimieren können. Davon profitiert vor allen Dingen der Sachbearbeiter oder die Sachbearbeiterin bei Ihrer alltäglichen Arbeit.
Gepflegte Grünfläche und saubere Spielplätze dienen dem Wohlergehen von Groß und Klein und machen unsere Städte und Gemeinden lebenswerter. Deshalb ist es wichtig, den Erhalt und die Entwicklung der Grünflächen zu fördern. Dies wiederum ist nur durch kontinuierliche Pflege und Gewährleistung der Sicherheit zu bewerkstelligen. Ohne digitales Grünflächen- und Spielplatzkataster verliert man dabei schnell den Überblick. Dies ist der wichtigste Grundbaustein, um die Daten von Grünflächen und Spielplätzen zu erfassen, zu pflegen und zu verwalten. Ohne große Suche ist so jeder verantwortliche Sachbearbeiter und jede Sachbearbeiterin immer auf dem aktuellsten Stand.
So weit so gut, doch ein funktionierendes Grünflächenmanagement beinhaltet viel mehr als nur die reine Datenhaltung! Denn sowohl mit Grünflächen als auch mit Spielplätzen sind neben Verträgen und Kosten beispielsweise auch Kontrollen verbunden. Um dies alles im Blick zu behalten haben wir 5 Tipps, wie Sie Ihr Grünflächenmanagement dementsprechend ausbauen und somit weiter optimieren.
Ohne Pflege keine ordentliche Grünfläche und ohne Vertrag kein Pflegeauftrag. Hier kommt mitunter einiges an Verträgen zusammen. Behalten Sie den Überblick, indem Sie die Verträge ebenfalls erfassen und schließlich mit den jeweiligen Grünflächen in Ihrem Fachkataster verknüpfen. So sind an jeder Grünfläche alle Verträge auf einen Blick ersichtlich ... oder andersherum am Vertrag die zugehörige Grünfläche. Werden gleichzeitig auch Buchungen erfasst, können hier umfangreiche Auswertungen nach Personen, Personenkonten oder Fälligkeiten eine hervorragenden Überblick bringen.
Im Mai sollen die Grünflächen im Park abgemäht sein, das Wipptier auf dem Spielplatz im nahegelegenen Wohngebiet ist so schnell wie möglich zu reparieren und die Pflanzkübel in der Innenstadt sollen in der nächsten Woche bepflanzt werden - aus bestehenden Pflegeverträgen und bei Kontrollen festgestellten Mängeln ergeben sich eine Vielzahl an Leistungen, die zu unterschiedlichen Terminen erledigt werden müssen. Auch hier hat der verantwortliche Sachbearbeiter oder Sachbearbeiterin die Aufgabe, die termingerechte Umsetzung aber auch das Einhalten der festgesetzten Kosten zu überblicken.
Abhilfe schafft hier ein digitales Auftragsmanagement, in dem Leistungskataloge mit den Leistungspositionen und -optionen samt Kalkulationspreisen hinterlegt werden können. Wird ein Auftrag erteilt, sind die entsprechenden Leistungen samt Status an der Grünfläche aufgeführt. Auch die Kosten werden ausgewiesen. Bei Überschreiten der kalkulierten Preise erfolgt ein Hinweis. Der Sachbearbeiter oder die Sachbearbeiterin behält damit die volle Kontrolle und kann bei Abweichungen sofort einschreiten.
Grünflächen und Parkanlagen sind für uns alle ein Ort der Erholung, auf Spielplätzen sollen sich unsere Kinder wohlfühlen. Aus diesem Grund ist es wichtig, neben der Verkehrssicherheit auch auf Pflege und Sauberkeit zu achten und diese regelmäßig zu kontrollieren.
Aus der Ferne ist das oftmals schwer zu beurteilen, daher sind Begutachtungen direkt an Ort und Stelle unerlässlich. Dabei zu Papier und Stift zu greifen, ist heutzutage nicht mehr zeitgemäß. Moderne Verwaltungen setzen hier auf mobile Endgeräte, die dank Fotokamera Beschädigungen oder Verunreinigungen auch gleich visuell festhalten. Darüber hinaus bieten entsprechende Mobillösungen die digitale Erfassung der Kontrollergebnisse und Handlungsempfehlungen an. Zurück im Büro können diese Daten dann per Schnittstelle in das Fachkataster übertragen werden. Dies funktioniert auch, wenn Dienstleister mit den Kontrollen beauftragt werden.
Hier spart sich die Verwaltung viel Mehraufwand, der durch manuelles Übertragen handschriftlicher Notizen entsteht. Außerdem werden die Kontrollergebnisse samt Kontrolldatum und Ausführendem revisionssicher abgespeichert, so dass ein Nachweis der Verkehrssicherheitspflicht jederzeit abgerufen werden kann.
Was ist ein Grünflächenkataster ohne Kartengrundlage wert? Diese Frage ist durchaus berechtigt, denn geografische Daten komplettieren ein Grünflächenkataster auf vielfältige Art und Weise ... und das oftmals so, dass der Sachbearbeiter oder die Sachbearbeiterin in höchstem Maße davon profitieren.
Geografische Daten liefern die Basis für die notwendigen Flächenangaben und Lagebeziehungen sowie die Standorte der Inventare. Gleichzeitig wird erst dadurch eine Übersichtlichkeit hergestellt, die für die Arbeit mit raumbezogenen Daten immer sinnvoll ist.
Vor allen Dingen thematische Auswertungen
bieten einen enormen Mehrwert. So können die Flächen beispielsweise nach Pflegeklasse oder Grünflächenart ausgewertet und dargestellt werden. Aber auch die Kontrollen lassen sich visualisieren und auswerten. So ist beispielsweise die Frage „Welche Flächen sind als nächstes mit der Pflege dran?“ nicht mehr nur mit Tabellen, sondern auch ganz einfach und übersichtlich grafisch zu beantworten.
Die Vorgaben für Grünflächen- und Spielplatzkontrollen können sich von Verwaltung zu Verwaltung unterscheiden. Das ist zum einen den unterschiedlichen Satzungen und zum anderen sonstigen individuellen Voraussetzungen geschuldet. Innerhalb einer Verwaltung jedoch ist es wichtig, Kontrollen immer nach denselben Kriterien durchzuführen. Komplexe Vorgaben oder individuelle Belange gilt es dabei bei allen Vorgängen zu beachten. Deshalb ist es wichtig, diese dem Durchführenden oder der Durchführenden übersichtlich in die Hand zu geben.
Vordefinierte "Merkmalskataloge" erleichtern so nicht nur die Arbeit, sondern machen überhaupt erst eine einheitliche Auswertung möglich. Werden Kontrollen digital durchgeführt, sind solche Merkmalskataloge ebenfalls erforderlich. So können Erfassungsmasken nach eigenen Vorstellungen und Anforderungen selbst definiert werden. Dabei ist es beispielsweise möglich, Merkmale innerhalb eines Registers durch Überschriften, Leerzeilen und Untermerkmale strukturiert darzustellen oder ein Wertesystem individuell anzulegen. Das erhöht die Übersichtlichkeit und vereinfacht die tägliche Arbeit.
Detailliertere Informationen zur Umsetzung der beschriebenen Tipps erhalten Sie in unserem Fachmagazin für Verwaltungen "Grünflächen und Spielplätze - Voraussetzungen für Kontrollen und Spielplätze".
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